Aanmaken nieuw boekjaar

In MINOX heeft een administratie een nummer en daarbinnen maken we onderscheid tussen meerdere boekjaren. Bij het aanmaken van een boekjaar ontstaat binnen het bestaande administratienummer een nieuw boekjaar. Let er dus op dat u bij het openen van een administratie het juiste boekjaar kiest.

Wanneer u een nieuw boekjaar wilt aanmaken, open dan eerst de administratie waarvoor u een boekjaar wilt aanmaken en kies dan voor: Taken -> Opties -> Aanmaken nieuw boekjaar

De volgende opties kunnen worden geselecteerd (zie afbeelding onder):

Subadministraties overnemen (Advies = aanvinken)
Openstaande posten van debiteuren en crediteuren (subadministraties) worden meegenomen naar het nieuwe boekjaar. Hiervoor worden automatisch journaalposten aangemaakt in het dagboek met soort BS (Beginbalans Systeem). Deze journaalposten kunnen niet worden gewijzigd. Eventuele wijzigingen in het oude boekjaar kunt u later alsnog overnemen in het nieuwe boekjaar. Kies hiervoor in het nieuwe boekjaar Taken -> Opties -> Opnieuw overnemen beginbalans. Alleen als u expliciet de openstaande posten niet wilt meenemen, zet u deze optie uit.

Saldi van ALLE balansrekeningen overnemen (Advies = aanvinken)
De eindsaldi van balansrekeningen met de Balans/WV-code 0 (nul) of groter dan 99 worden meegenomen naar de beginbalans van het nieuwe boekjaar. Hiervoor worden automatisch journaalposten aangemaakt in het dagboek met de soort BS. Deze journaalposten kunnen niet worden gewijzigd. Wijzigingen in het oude boekjaar kunt u later meerdere malen nogmaals overnemen in het nieuwe boekjaar. Kies hiervoor in het nieuwe boekjaar: Taken -> Opties -> Opnieuw overnemen beginbalans.

Saldi van Kas- en Bankrekeningen (Advies = NIET aanvinken)
Met deze optie kunt u UITSLUITEND de eindsaldi van kas- en bankrekeningen meenemen naar de beginbalans van het nieuwe boekjaar. Beginsaldi van overige balansrekeningen dient u (later) handmatig in het nieuwe boekjaar in te voeren of u kunt (later) alsnog de eindsaldi van alle balansrekening overnemen via Taken -> Opties -> Opnieuw overnemen beginbalans. Deze handeling voert u dan uit in het nieuwe boekjaar.

Totalen van de kostensoorten/-plaatsen overnemen (Advies = niet aanvinken)
Indien u de kostensoorten/plaatsen-administratie gebruikt voor projecten die 'over het jaar heen lopen', dan kunt u de totalen meenemen naar het nieuwe boekjaar. Voor totalen van kostensoorten/plaatsen worden geen beginbalans journaalposten aangemaakt.

Geblokkeerde kostenplaatsen overnemen (Advies = aanvinken)
Deze optie dient u alleen uit te zetten wanneer u geblokkeerde kostenplaatsen niet wilt meenemen naar het nieuwe boekjaar. In dat geval vervalt de geblokkeerde kostenplaats in het nieuwe jaar, ook als de optie “Totalen overnemen” is aangevinkt.

Technische voorraad van de artikelen overnemen (Advies = aanvinken)
Indien u in het bezit bent van de voorraad-module, dan neemt MINOX standaard de technische voorraad van alle artikelen mee naar het nieuwe boekjaar. Correcties in het nieuwe boekjaar zijn uiteraard nog mogelijk. Wilt u de technische voorraad niet meenemen, vink deze optie dan uit. U kunt dan eventuele nieuwe voorraden via de optie Taken > Voorraad > Invoeren beginbalans, weer invoeren.

Saldi van de WV-rekeningen overnemen in de rubriek budget (Advies = aanvinken)
De eindsaldi van winst- en verliesrekeningen kunt u overnemen als budget voor het nieuwe boekjaar. Indien u in het bezit bent van een MINOX-Pro uitvoering, heeft u de beschikking over het winst- en verliesoverzicht en daarbij de mogelijkheid om budgetten af te laten drukken. Bij het aanvinken neemt u deze eindsaldi mee als budget en heeft u daarmee een vergelijking met het resultaat van het vorige boekjaar. U dient bij Onderhoud > Grootboek dan wel de winst- en verliesrekeningen te voorzien van een budgetverdeelsleutel. Dit kan ook groepsgewijs door gebruik te maken van de toetscombinatie Ctrl-W.