BTW altijd op grootboekniveau boeken

Bij het in- en verkoopboek, boekt u nu de BTW in de regel van de debiteur en crediteur. De regel(s) daarna boekt u het grootboek, zonder een BTW-code. Het boeken van de BTW op grootboekniveau biedt -uit controle oogpunt- voordelen. De nieuwe versie van MINOX biedt deze mogelijkheid.

Het controleren of op de betreffende grootboekrekening de juiste BTW is geboekt, is een van de mogelijkheden om vast te stellen of er een correcte BTW-aangifte wordt of is gedaan. Is bijvoorbeeld de grootboekrekening 8000 (via de grondslagen) gekoppeld aan de categorie van de BTW-aangifte “Leveringen/diensten belast met 19%”, dan kan het handig zijn om de mutaties van deze rekening te controleren of consequent de juiste BTW-code is gebruikt.

Dit vereist een andere manier van  boeken. De BTW wordt dan niet meer geboekt in de regel bij de debiteur of crediteur, maar op grootboekniveau. De nieuwe versie van MINOX biedt twee methoden: de traditionele wijze, waarbij op de regel van de subadministratie (debiteur- of crediteur) de BTW wordt vermeld, of de nieuwe methode: BTW altijd op grootboekniveau.

Deze keuze kan alleen worden gemaakt als er nog geen boekingen zijn. Kiest men voor de nieuwe methode (het boeken van de BTW op grootboek), dan verandert de wijze van boeken bij het in- en verkoopboek. Het gebruik van de BTW bij kas of bank was altijd al op grootboekniveau.

In- en verkoopboek

De huidige methode van het boeken van een in- en verkoopfactuur is voortgekomen uit de praktijk.  De reden om de BTW in de eerste regel bij debiteur of crediteur te boeken is de snelheid van boeken, in  combinatie met de controle op de BTW. Het factuurbedrag wordt ingetoetst en aan de hand van de ingestelde BTW-code bij de debiteur of crediteur toont MINOX het BTW-bedrag. Als dit bedrag klopt, kan men zich concentreren op de tegenrekening(en).

Heeft een factuur slechts één tegenboeking, dan zal het weinig verschil uitmaken of de BTW op de regel van sub- of op de grootboekrekening wordt geboekt. Wordt de factuur over meerdere grootboekrekeningen verdeeld, dan prefereert de huidige methode boven de nieuwe methode.

BTW op grootboek

Kiest u voor de nieuwe methode om bij de grootboekrekeningen de BTW te boeken, dan boekt u op dezelfde wijze eerst het factuurbedrag (inclusief BTW) bij de debiteur of crediteur, maar dan zonder een BTW-code. Daarna verschijnt automatisch de gekoppelde tegenrekening. Als deze grootboekrekening wordt bevestigd, vult  MINOX automatisch het bedrag (exclusief BTW) in, de BTW-code en het BTW-bedrag. Het komt in de praktijk voor, dat de BTW op de ontvangen factuur iets afwijkt van de per regel berekende BTW. Als men het bedrag aanpast, dan zal MINOX het verschil automatisch corrigeren op het BTW-bedrag. De gebruiker kan zelf bepalen hoe groot deze afwijking mag zijn (bijvoorbeeld 0,05).

Controle

Bij het opvragen en afdrukken van de grootboekmutaties is het controleren, of BTW en de juiste BTW-code zijn geboekt, eenvoudig. Zo dient bijvoorbeeld bij elke omzetrekening altijd dezelfde BTW-code gebruikt te zijn.