In Windows 7 en Windows Vista  zijn toegevoegd de User Account Control (UAC) ofwel Gebruikersaccountbeheer. Met deze nieuwe functie worden de nodige beperkingen opgelegd zodat niet zomaar software kan worden geïnstalleerd en uitgevoerd. Deze eerste drempel moet voorkomen dat Windows besmet raakt met ongewenste, mogelijk schadelijke software.

Een van de eigenschappen van UAC is dat er geen databestanden mogen worden weggeschreven naar de map Program Files op de PC. Alleen de Administrator is hiertoe gemachtigd.

Vanwege de User Account Control in Windows 7 en Windows Vista raden wij u ten zeerste af om MINOX in de map c:\Program Files\ te installeren. De reden is dat data van MINOX verloren kan gaan. Standaard zal de installatie plaatsvinden in C:\MINOX\.

Het werken met MINOX gaat nog sneller en comfortabeler door het gebruik van functietoetsen. Een overzicht van de MINOX-functietoetsen kunt u downloaden in PDF-formaat.

Om het conversie-programma te kunnen starten, dient u zich eerst aan te melden in een willekeurige administratie. Pas als u zich hebt aangemeld (met initialen en wachtwoord) weet MINOX of u rechten hebt om het conversie-programma te starten.

In MINOX voor Windows krijgt een administratie een nummer en daarbinnen kennen we meerdere boekjaren. Bij het aanmaken van een boekjaar ontstaat binnen het bestaande administratienummer een nieuw boekjaar. Maak daarom niet een administratie aan maar kies voor Taken -> Opties -> Aanmaken nieuw boekjaar. Klik voor een uitgebreide beschrijving, die u kunt bekijken en afdrukken.

Stel regelmatig uw administratie veilig door (tussendoor) een backup op uw harde schijf te maken. U gaat als volgt te werk:

• Kies voor Administratie > Backup.
• Kies bij bestemming voor MINOX
• Kies de juiste dag.
• Klik op Voltooien

 
Vergeet niet ook externe backups te maken op cd, zip-drive of tape. In geval van brand of diefstal kunt u uiteraard niet terugvallen op uw interne backups op de harde schijf.

Wanneer u buiten MINOX om (bijvoorbeeld via de Windows Verkenner) een backup van een nieuwe administratie terugplaatst, kunt u deze administratie niet direct in MINOX openen. De administratie dient eerst in de administratielijst te worden opgenomen. Hiervoor drukt u bij ingave van het administratienummer op de F4-toets en kiest u voor Herlezen. De administratie zal in de lijst verschijnen en u kunt hem openen.

Als u een rubriek mist bij onderhoud grootboek, -debiteuren of -crediteuren, dan kunt u hiervoor één van de vijf vrije rubrieken gebruiken. Wilt u bijvoorbeeld de Agent vastleggen van een debiteur, ga dan eerst naar Onderhoud -> Algemeen -> Basisgegevens administratie tab Vrije velden. Geef bij een van de velden de gewenste rubrieknaam in: "Agent". Bij het onderdeel Onderhoud -> Debiteuren tab Vrije velden ziet u dat de naam van het vrije veld is veranderd in Agent.

In de praktijk blijkt dat vaak een rekening wordt aangemaakt met min of meer dezelfde instellingen als een andere rekening. Dit speelt voor grootboekrekeningen, maar ook voor debiteuren, crediteuren en artikelen. Bijvoorbeeld de rekening "Afschrijvingskosten inventaris" heeft mogelijk dezelfde BTW J/N, Voorstel D/C en Balans/WV-code als de rekening "Afschrijvingskosten personenauto's".

Als u van deze functie gebruik wilt maken gaat u als volgt te werk:
Open de grootboekrekening die u wilt Kopiëren. Met de toetscombinatie Alt-K (of knop naast de rekening) kunt u een nieuwe grootboekrekening aanmaken waarbij alle waarden en instellingen van de geopende rekening worden overgenomen. Automatisch komt u in de nieuw aangemaakte rekening. U kunt dan direct de omschrijving (en zoeksleutel) aanpassen.

Het kopiëren van een kaart is ook beschikbaar voor debiteuren en crediteuren. Afhankelijk van de uitvoering en de aanvullende modules kan MINOX bij de debiteuren vragen of tevens Prijs- en Kortingsafspraken en Verzendadressen overgenomen moeten worden. Klik hier voor een schermafdruk.

Bij de artikelen kan MINOX (afhankelijk van de uitvoering en de modules) vragen of Prijs- en Kortingsafspraken, Extra artikelomschrijvingen en Stuklijst moeten worden overgenomen van het oorspronkelijke artikel.

MINOX kent veel zoekmogelijkheden. Bijvoorbeeld bij het opvragen van grootboek, debiteuren en crediteuren. En ook tijdens het boeken. Met de functietoets F4 in de kolom Rekeningnummer kunt u zoeken naar een grootboekrekening, een debiteur of crediteur. Nieuw is de mogelijkheid te zoeken naar een bedrag, factuurnummer of omschrijving.

Indien u een overzicht op het beeldscherm afdrukt, heeft u de mogelijkheid naar een bepaald item te zoeken. Dit kan bijvoorbeeld een rekening­overzicht of openstaande postenlijst zijn. Ga bovenaan het overzicht staat door <Ctrl-Home> in te toetsen. Daarna kunt u boven in het scherm (bij het verrekijkertje) een nummer, bedrag of tekst ingeven, waarnaar gezocht moet worden. Houdt u bij het ingeven van bedragen rekening met het gebruikte decimaalteken (punt of komma).

Wanneer u tijdens het invoeren van orders of facturen wilt weten wat de debiteur de laatste keer heeft betaald voor het artikel of welke korting er is verleend, kunt u na ingave van de artikelcode Alt-X ingeven. U komt dan in het scherm Opvragen Verkoophistorie van de betreffende debiteur, direct gepositioneerd bij de laatste levering van het betreffende artikel.

Wanneer u een orderdocument, zoals een orderbevestiging, pakbon of afleverbon (met of zonder wijzigingen) nogmaals wilt afdrukken, dan opent u de betreffende order via Taken -> Verkooporders -> Orders. Wanneer eventueel de vraag "Wilt u deze verkooporder gereedmelden?" volgt, kies dan voor Nee. Eenmaal in de order kunt u eventueel wijzigingen doorvoeren. Bij het afsluiten van de order zet u een vinkje bij Opslaan en afdrukken. Daarna kunt u kiezen welk document u opnieuw wilt afdrukken. U kunt uiteraard alleen documenten kiezen van voorliggende orderstadia. Klik hier voor een schermafdruk.

A. Aanmaningen in MINOX voor Windows (voorbereiden)

Voordat u rekeningoverzichten of aanmaningen kunt afdrukken, dient u de volgende onderdelen in te vullen.

• Betalingstermijn debiteuren
• Taalcodes en aanmaningsteksten
• Termijnen en tekstnummers

Bepaal de betalingstermijn voor uw debiteur(en)

U kunt (1) voor alle debiteuren één betalingstermijn hanteren of (2) elke debiteur zijn eigen termijn geven.

Maak taalcodes en aanmaningsteksten aan

In Onderhoud > Algemeen > Aanmaningsteksten legt u alle teksten vast voor aanmaningen en rekeningoverzichten. Indien u gebruik maakt van de Pro- uitvoering van MINOX, kunt u aanmaningen ook in een vreemde taal vastleggen. U dient dan eerst taalcodes aan te maken via Onderhoud > Algemeen > Taalcodes. Vergeet daarna niet om bij de (buitenlandse) debiteuren de juiste taalcode in te geven via Onderhoud > Relaties > tab Adres.

Koppel aanmaningsteksten aan termijnen

Elke aanmaningstekst wordt gekoppeld aan een termijn. Door verschillende termijnen en tekstnummers te hanteren kunt u uw aanmaningen variëren van bijvoorbeeld beleefd tot zeer dringend. U kunt maximaal 3 verschillende termijnen vastleggen, elk met een eigen tekst-(nummer). Wilt u slechts één tekst gebruiken, dan geeft u het betreffende tekstnummer in bij alle termijnen.

• Ga naar Onderhoud > Algemeen > Dagboeken.
• Open het Verkoop-boek en selecteer het tabblad Subadministratie.
• Vul de drie termijnen in (bijvoorbeeld 30,60,90).
• Vul de eerder aangemaakte tekstnummers in.

B. Aanmaningen in MINOX voor Windows (afdrukken)

De vervaldatum is bepalend.
Houdt u er rekening mee dat de factuurdatum voor een aanmaning niet relevant is. Omdat elke debiteur zijn eigen betalingstermijn kan hebben, is de vervaldatum bepalend voor een aanmaning of rekeningoverzicht.

Verschil tussen Rekeningoverzicht en Aanmaning

• Een Rekeningoverzicht wordt pas afgedrukt als een debiteur minimaal één vervallen openstaande post heeft. In dat geval worden alle openstaande posten van de betreffende debiteur op het rekeningoverzicht afgedrukt. Ter indicatie wordt bij de vervallen openstaande posten een * afgedrukt.
• Voor Aanmaningen dient u zelf een bepaalde termijn (datum-selectie) in te geven. Alle openstaande posten binnen deze termijn worden op de aanmaning afgedrukt. Standaard staat bij de rubriek "Vervaldatum t/m" de datum van vandaag, waardoor alleen vervallen posten op de aanmaning worden afgedrukt. Zet u de "Datum t/m" bijvoorbeeld 10 dagen terug, dan zijn alle posten op de aanmaning minstens 10 dagen of meer vervallen.

Wijzigen van termijnen en/of tekstnummers

In het selectiescherm kunt u de termijnen en tekstnummers, zoals u deze vooraf bij het dagboek Verkoop hebt ingegeven, nog wijzigen. Hiervoor zet u het vinkje bij "Termijnen dagboek hanteren" uit, waardoor de nieuwe gegevens ingevoerd kunnen worden. De nieuwe gegevens worden eenmalig gehanteerd en dus niet opgeslagen in het dagboek Verkoop.

U kunt de snelheid van het boeken aanzienlijk verhogen door het gebruik van de velden Voorstel BTW-code en Voorstel tegenrekening in het tabblad Financieel. Voorbeeld: een nota van telefoonkosten wordt altijd geboekt met BTW-hoog en tegengeboekt op de grootboekrekening Telefoonkosten, dan vult het boekingsprogramma deze automatisch voor u in. Letterlijk: boeken met een druk op de knop!

MINOX kan een BTW-aangifte produceren. Het is verstandig om de hiervoor noodzakelijke (stam)gegevens zo volledig mogelijk aan te maken. In de beschrijving vindt u voorbeelden van deze instellingen alsmede de boekingmethodiek. Deze heldere uiteenzetting kunt u downloaden in PDF-formaat.

Alle overzichten die u op het beeldscherm laat afdrukken, kunt u ook exporteren (naar bijvoorbeeld Word of Excel) of rechtstreeks vanuit MINOX e-mailen. Klik hiervoor op het envelopje boven in het scherm, wanneer u het overzicht in beeld hebt. Kies eerst bij "Format' het formaat, waarin u wilt exporteren of e-mailen. Wilt u het overzicht exporteren naar een bestand, kies dan bij 'Destination' voor Disk file. Wilt u het overzicht openen met een ander programma, kies dan voor Application. Wilt u het overzicht e-mailen, kies dan voor Microsoft Mail.

In MINOX voor DOS kon u een uitgebreid W&V-overzicht (programma 32 onderdeel 1) afdrukken ook al maakte u geen gebruik van W&V-codes. De verkorte W&V-overzichten konden zonder W&V-codes niet worden afgedrukt. Het uitgebreide W&V-overzicht vindt u in MINOX voor Windows onder Afdrukken -> Grootboek -> Kolommenbalans en de verkorte W&V-overzichten vindt u onder Afdrukken -> Grootboek -> Winst- en verliesoverzicht

Indien Adobe® Acrobat Reader® niet op uw PC geïnstalleerd is, kunt u deze downloaden door onderstaande button aan te klikken.

Als u in de rubriek 'Rekening' staat kunt u met de 'min' toets (-) een regel verwijderen en met de 'plus toets (+) een regel tussenvoegen.

In MINOX voor Windows kunt u per grootboekrekening aangeven of er BTW van toepassing is of niet. Als er BTW van toepassing is, dan kunt u een default BTW-code ingeven die gebruikt wordt in de boekings­programma's. Deze rubrieken waren in MINOX voor DOS niet aanwezig en konden dus niet worden geconverteerd.

Deze optie was in MINOX voor DOS bekend onder de <F2>toets. In MINOX voor Windows vindt u deze optie onder de </> of de <F12> toets in de rubriek Omschrijving. Ook hierbij is er voor gezorgd dat de extra functies zoveel mogelijk bij het numerieke toetsenbord onder zijn gebracht. Zie ook het verwijderen (-) en tussenvoegen (+) van boekingsregels.

U kunt het conversie-scherm pas voltooien als alle dagboeken, landen en valuta's een (nieuwe) code voor MINOX voor Windows hebben gekregen. Wilt u een dagboek, land of valuta niet meer gebruiken, dan dient u toch eerst een code in te geven. Na de conversie kunt u het betreffende dagboek, land of valuta in MINOX voor Windows verwijderen. Bovendien mag de te converteren administratie in MINOX voor Windows nog niet bestaan.

Het is raadzaam om alle administraties vanuit MINOX voor DOS te converteren naar MINOX voor Windows. Als u namelijk in een later stadium nog informatie wilt opvragen van een oud boekjaar, is het belangrijk dat u uiteindelijk alle DOS-boekhoudingen geconverteerd heeft naar MINOX voor Windows, omdat het DOS-programma 'stil' komt te liggen en niet meer gebruikt zal worden.

Ja, dit mag u net zo vaak herhalen als u nodig vindt. U dient wel eerst de administratie in Windows te verwijderen. Of u converteert de DOS-boekhouding naar een ander, niet bestaand, nummer.

In een handige vertaaltabel in PDF-formaat ziet u de menustructuur van DOS ten opzichte van Windows. Om PDF-bestanden te kunnen bekijken heeft u Adobe® Acrobat Reader® nodig.