Voor ondernemers is het vaak onduidelijk hoe je als bedrijf je vaste activa moet afschrijven. Welke formules zijn er en welke richtlijnen kun je aanhouden?
Wat zijn vaste activa?
Vaste activa zijn bezittingen van een bedrijf die langer dan een jaar in bezit blijven. Bijvoorbeeld een bedrijfspand, inventaris, auto, laptop, machines, gebouwen, inventaris, etc.
Vaste activa zijn er in 3 soorten, namelijk:
- immateriële vaste activa,
- materiële vaste activa
- financiële vaste activa.
Vaste activa zijn het tegenovergestelde van vlottende activa die slechts één productieproces mee gaan.
Afschrijving volgens de formule van de Belastingdienst
De Belastingdienst hanteert de volgende eenvoudige formule voor afschrijven:
afschrijving per jaar = (aanschafkosten – restwaarde) / vermoedelijke gebruiksduur.
Dit lijkt eenvoudig, maar toch zit daar best wat complexiteit in. Wat is de vermoedelijke gebruiksduur en welke restwaarde moet je dan hanteren?
Afschrijving auto voorbeeld
De gemiddelde afschrijving van een nieuwe auto wordt vaak zo berekend:
- Aanschafwaarde = bijvoorbeeld € 40.000
- Restwaarde wordt vaak gesteld op 30%, dus € 12.000
- Vermoedelijke gebruiksduur wordt vaak gesteld op 5 jaar
- De afschrijvingskosten zijn dan: (40.000 – 12.000) / 5 jaar = € 5.600 per jaar.
Bovenstaande is een goede richtlijn voor het afschrijven van een nieuwe auto. Rijd je heel veel kilometers dan verlaag je de restwaarde naar bijvoorbeeld 20%. Rijd je echter heel weinig kilometers, dan kun je de restwaarde verhogen naar misschien wel 50% en leidt dit uiteraard tot een verlaging van de afschrijvingstermijnen.
5 gouden tips
In dit artikel volgen 5 gouden tips voor het fiscaal juist afschrijven van vaste activa voor zzp’ers en klein mkb.
1. Schrijf fiscaal af
Heb je een gemiddeld mkb-bedrijf dat niet zeer kapitaalintensief is? Voer dan altijd de administratie en de daaruit voortvloeiende jaarrekening op fiscale grondslag. Dit bespaart een hoop administratieve kosten doordat er geen commercieel fiscale verschillen zijn.
Mocht de commerciële waardering van een activum, bijvoorbeeld een bedrijfsgebouw, in grote mate afwijken van de fiscale waardering, dan kun je dit altijd meenemen in de waardering van de onderneming. Bijvoorbeeld bij de aanvraag van een financiering of bedrijfsoverdracht.
2. Gebruiksduur en restwaarde
Op internet is het moeilijk om handvaten te vinden voor het afschrijven van vaste activa, bijvoorbeeld laptops, inventaris en auto’s. In de boekhoudapplicatie Minox hebben wij de best practices voor het afschrijven van vaste activa standaard in onze applicatie verwerkt.
- De meest zaken zoals laptops, inventaris en eenvoudige machines schrijf je in 5 jaar af zonder restwaarde.
- Auto’s meestal in 5 jaar met een restwaarde van 30%.
- Panden kennen een bodemwaarde en overige grote bedrijfsmiddelen kennen vaak specifieke regels die je het beste met je accountant kunt overleggen.
3. Willekeurig afschrijven
Startende ondernemers mogen activa versneld afschrijven. Ook via de milieu-investeringen (VAMIL) mogen activa versneld worden afgeschreven. Voor investeringen vanaf 2011 is de willekeurige afschrijving op VAMIL beperkt tot 75%.
Door sneller afschrijven verminder je de fiscale winst en betaal je minder belasting in dat jaar. Dit biedt een rente- en liquiditeitsvoordeel waarmee je weer extra kunt investeren.
In Minox kun je ieder jaar willekeurige afschrijvingen bijboeken afhankelijk of dit op basis van het geboekte resultaat aantrekkelijk is.
4. Periodiek afschrijven
Als afschrijvingen voor een belangrijke mate het bedrijfsresultaat beïnvloeden, wacht dan niet met afschrijven tot het moment waarop de jaarrekening moet worden gemaakt. Door direct af te schrijven zijn je managementrapportages veel accurater en waardevoller.
5. Activastaat
Alle investeringen boven de 450 euro dienen te worden vastgelegd en geactiveerd voor afschrijven.
Het vastleggen en beheren van activa in een activamodule heeft verschillende voordelen:
- het scheelt veel tijd,
- het zorgt dat je administratie altijd actueel is
- en het geeft je op ieder moment inzicht in de juiste waardering van je activa op basis van de activastaat.
Veel ondernemers ervaren activaprogramma’s als complex, vinden Excel te tijdrovend en besteden daarom hun activa uit aan hun boekhouder of accountant.
In Minox online boekhouden is het beheer van je activa zo makkelijk gemaakt dat dit voor ieder bedrijf zeer makkelijk te beheren is.
Door Wolfgang Deiters
Wolfgang werkt inmiddels 20 jaar als Customer Succes Manager bij Minox. Door zijn financieel administratieve achtergrond en diepgaande kennis van de wereld van de accountancy is hij in staat om vakkundig en gedreven advies te geven. Hij is daarnaast een gepassioneerd gitarist. Volg Wolfgang op Linkedin 
