Accountant: laat je klanten niet boekhouden!

Accountant: laat je klanten niet boekhouden!
19 - 10 - 2018

Veel ZZP’ers en kleine ondernemers vinden het doen van de boekhouding tijdrovend. Volgens onderzoek van de NBA besteedt een starter gemiddeld 4 uur per week aan zijn administratie en dat is eigenlijk nog veel te weinig. Het is voor veel jonge ondernemers zelfs een reden waarom zij binnen drie jaar stoppen met hun onderneming. Dat moet anders!

Kleine ondernemers zelf laten boeken

“Als administratiekantoor ken je maar al te veel gevallen waar goedkoop uiteindelijk resulteert in duurkoop.”

De belangrijkste reden om als starter zelf je boekhouding te doen is dat het kosten bespaart. Laten we beginnen met dat misverstand uit de weg te ruimen. Een kleine groep financieel goed onderlegde professionals zal prima in Excel zijn administratie kunnen doen. De rest van de kleinere ondernemers komt er gewoon niet uit. Dat heeft soms te maken met een gebrek aan discipline: het verzamelen van facturen en bonnen blijkt voor een groep lastig. Een andere groep heeft die discipline wel maar het ontbreekt aan kennis om de boekhouding te doen.

De gevolgen hiervan kunnen groot zijn voor een ondernemer: de administratie loopt enorm achter, de ondernemer krijgt boetes voor het te laat doen van aangiftes en er ontstaan daardoor zelfs financiële problemen door onverwachte hoge kosten of terugbetalingen.

Als administratiekantoor ken je maar al te vaak gevallen waar goedkoop uiteindelijk resulteert in duurkoop. En het duurt dan vaak best een tijdje voordat je zo’n klant weer goed op de rit hebt. Ondernemers hebben in de tussentijd vaak stress van die administratieve achterstand en verliezen daardoor het plezier in het ondernemen. Het ergste is vaak dat starters veel bezig zijn met administratieve formaliteiten waar ze met veel tegenzin hun kostbare tijd en energie in steken. Allemaal tijd en energie die ze juist in de opbouw van hun bedrijf hadden kunnen steken.

“En als ik de ondernemer zijn mappen laat langsbrengen?”

Toegegeven: de gemiddelde klant is een stuk beter af als hij trouw vier keer per jaar zijn mappen langsbrengt bij een boekhouder. Zijn boekhouding is nu fiscaal op orde, hij profiteert van fiscaal aantrekkelijke regelingen en subsidies, zijn jaarrekening kan netjes worden opgesteld, de fiscale aangiftes en toeslagen zijn netjes ingevuld en verrassingen achteraf worden grotendeels voorkomen. Toch help je de ondernemer slechts voor 50%: zijn zorgen zijn voorbij, maar zijn bedrijfsvoering verbetert niet.

Voorbeeldcase 1: Administratie 4x per jaar op papier

Joost brengt 4x per jaar de orders naar zijn boekhouder. Zijn formele administratie is daardoor keurig op orde, zijn btw-aangifte wordt gedaan en hij krijgt een lijstje mee naar huis met bonnetjes die missen en posten die nog open staan. Verrassend genoeg heeft Joost ook nog een schaduwadministratie waarin het volgende gebeurt:

  1. Een scheiding tussen betaalde inkoopfacturen en niet-betaalde inkoopfacturen;
  2. Betaalgegevens van afnemers worden in internetbankieren vastgelegd;
  3. Betalingen worden periodiek in internetbankieren gedaan;
  4. Facturen maakt Joost in Excel;
  5. Hij doorzoekt periodiek zijn bankmutaties om te zien wie er betaald heeft en van wie hij nog geld krijgt;
  6. Hij stuurt herinneringen als hij te lang op betaling moet wachten.

“Mijn schatting is dat meer dan 60% van de administraties in het klein bedrijf ongeveer zo wordt gevoerd”

Dat dit dubbel werk is en dat dit Joost extra tijd kost hoef ik niet uit te leggen. Het kost de boekhouder echter ook extra tijd. Betalingen via internetbankieren worden (zeker de eerste keer) regelmatig niet herkend door de boekhoudsoftware. Verzonden facturen blijken af en toe rekenkundig niet te kloppen en ze moeten handmatig worden ingevoerd. En dan heb ik nog niet over betaalfouten, aanmaningen, herinneringen, incassokosten waardoor er nog meer voor de boekhouder uit te zoeken is in de administratie. Allemaal tegen een uurtarief, dus slechter worden we er niet van, maar de ondernemer ook niet beter…. En mijn schatting is dat meer dan 60% van de administraties in het klein bedrijf ongeveer zo wordt gevoerd.

Voorbeeldcase 2: Administratie periodiek en digitaal

Marianne heeft al haar afnemers gevraagd om digitale facturen te sturen. Niets bijzonders: gewoon minimaal de factuur in pdf. Haar facturen maakt ze digitaal in het online boekhoudpakket. Makkelijk, want zo zijn ze meteen geboekt en doordat er ook direct een betaallink bij de mail wordt gestuurd krijgt ze vaak ook nog sneller betaald.

Per twee weken stuurt Marianne haar bonnen en inkoopfacturen naar haar boekhouder. Die heeft een bankenkoppeling, verwerkt de inkoopfacturen digitaal en heeft daardoor echt een complete administratie: journaalposten inclusief documenten. Daardoor wordt het jaarwerk een stuk eenvoudiger en wordt de klant goed geholpen. De ondernemer krijgt na het verwerken van de administratie van haar accountant een betaalbestand dat ze in haar bank kan inlezen. Hiermee zijn er ook geen vragen meer wat er nu betaald is. Ook stuurt Marianne iedere twee weken een betalingsherinnering vanuit de facturatie zodat haar openstaande posten tijdig binnen komen.

Door het werken met digitale facturen en een bankenkoppeling is de ondernemer veel minder tijd aan administratie kwijt. En als je als accountant op uurtarief blijft facturen dan daalt de rekening voor de ondernemer waarschijnlijk ook. Tip: tijdig overstappen naar vaste prijzen zal voor je businessmodel waarschijnlijk positief uitpakken.

Kan het nog efficiënter?

Is het bovenstaande voorbeeld optimaal? Wellicht voor sommige ondernemers wel. We horen vaak van accountantskantoren dat veel ondernemers een stok achter de deur nodig hebben en dan kan een vaste cadans heel goed werken.

Het kan echter nog veel efficiënter: de ondernemer kan anno 2018 realtime zijn boekhouding doen zonder te boekhouden. Het enige wat de ondernemer hoeft te doen, is het doorsturen van bonnetjes en inkoopfacturen naar een emailadres. De boekhoudrobot boekt ze grotendeels direct weg. De facturering doet de klant online en zijn aanmaningen verstuurt hij periodiek. De betalingen worden automatisch klaargezet op de app en de ondernemer betaalt ze met één vingerafdruk direct vanuit de boekhoudapp. De boekhouder controleert, boekt de lastige posten en doet uiteraard het jaarwerk.

Deze methode zorgt ervoor dat de ondernemer tot drie keer sneller zijn administratie op orde heeft. Dit bespaart veel tijd en zorgt er bovendien voor dat de ondernemer zich weer echt op zijn onderneming kan richten.

Samen innovatiever werken?

Bij Minox werk ik dagelijks aan onze missie om meer accountantskantoren drie keer sneller administraties op orde te laten hebben. Dat doe ik samen met de kantoren die hun die daar interessante ideeën over hebben. Denk jij ook dat administraties verwerken echt gaat veranderen, stuur mij dan een bericht. Ik kom graag met je in contact en wil graag sparren en nadenken hoe we innovatiever kunnen werken!

Voor ondernemers: ook geïnteresseerd in de voordelen van niet-boekhouden met Minox Connect? Neem dan contact op met een van de Accountants Connected adviseurs bij jou in de buurt.

 


Door Wilco Kraaij
Wilco is als manager strategie & innovatie werkzaam bij Minox. Door zijn accountancy achtergrond, brede ervaring in software development en passie voor innovatie weet hij vooruitstrevende bedrijven voorop te laten lopen in fintech toepassingen. Hij is daarnaast een gepassioneerde vader en liefhebber van sport.
Volg Wilco op Linkedin 

 

Ook interessant