Menu

Boekhouding automatiseren met Robotic accounting

18-12-2020

Robotic accounting – wat betekent dit eigenlijk voor jou?

Heel vroeger werd de administratie op papier gedaan. Men was een week aan het schrijven. Facturen werden getypt.

Met de komst van de computers in de jaren ‘80, kwam daar een einde aan en konden administraties geautomatiseerd verwerkt worden. Het invoeren van boekingen en het kunnen afdrukken van financiële overzichten zorgde ervoor dat de administratie nog maar een dag in plaats van een week duurde. Uitwisseling met de accountant gebeurde door backups te sturen en ordners langs te brengen. Dit is tijdrovend en de ondernemer kon niet verder met de administratie totdat de backup van de accountant weer terugkwam.

Hoe fijn is het, dat dat allemaal niet meer nodig is!

Wat doet dat robotic accounting voor jou?

Stel, je ontvangt per mail een inkoopfactuur. Het enige dat je hoeft te doen is de mail door te sturen en de factuur staat direct herkend klaar in je administratie. We kunnen zelfs volledig automatisch facturen ophalen bij leveranciers als KPN, T-Mobile, Essent etc. Niet meer inloggen in portals om de factuur te downloaden. Dagelijks worden facturen automatisch door Minox opgehaald en worden er boekingsvoorstellen klaargezet.

Rechts zie je de factuur en links de door Minox voorgestelde boeking. Handmatig facturen inboeken behoort tot het verleden. De factuur is ook overal zichtbaar. Zowel bij de crediteur als bij de grootboekkaart.

Bankmutaties komen 4 keer per dag automatisch in Minox binnen en kunnen zelfs helemaal automatisch verwerkt worden. Minox matcht de mutaties niet alleen op debiteuren/crediteuren of slimme herkenningsteksten, maar zelfs op het betalingskenmerk van de Belastingdienst! Denk bijvoorbeeld aan je IB/PVV, ZVW, Motorrijtuigenbelasting, BTW en zelfs toeslagen. 100% match op automatische herkenning!

Natuurlijk maak je ook je facturen met Minox. Als de factuur klaar is, wordt die direct gemaild naar de klant. Als je dan ook nog de betaallink van Mollie meestuurt (standaard in Minox Online aanwezig), worden je facturen ook nog eens sneller betaald!

Als je op deze manier je administratie voert is die gemiddeld 3x (!) sneller klaar dan vroeger. Daarnaast ga je nooit meer facturen of bankafschriften printen en in ordners stoppen. En dat is niet alleen fijn voor het milieu. Accountants en ondernemers werken samen in Minox Online. Op ieder moment, waar dan ook, kunnen jullie in de administratie werken en documenten inzien. De ondernemer maakt facturen, verwerkt de inkopen en de bank. De accountant controleert vervolgens de administratie en doet de rest (loonjournalen, afschrijvingen, etc.). Volledig online. Zonder ordners.

En je hebt veel meer inzicht. Afhankelijk van je uitvoering van Minox Online heb je een prachtige Analyzer ter beschikking, die volledig gebaseerd is op RGS. Zie hieronder een voorbeeld.

Dit inzicht wil jij toch ook?

Minox Online is geschikt voor alle soorten bedrijven, doordat we directe koppelingen hebben met veel partners. Denk hierbij aan webshops, kassasystemen, salarisprogramma’s, rapportage programma’s en een volledige integratie met onze complete bedrijfssoftware oplossing ParagonERP.

ParagonERP – voor wie nog een stapje verder wil

Met Minox Online kan je dus al veel tijd besparen zoals hierboven beschreven. Sommige bedrijven willen nog een stap verder. Dat kan! Dat is waarom we ParagonERP hebben toegevoegd aan ons productaanbod.

ParagonERP is ontwikkeld volgens de nieuwste standaarden en is daarom zeer flexibel, volledig online, en gemakkelijk in gebruik. Bij het vormgeven van ParagonERP hebben we ons vooral gericht op handelsbedrijven en de vragen waar zij mee zitten. Zo bevat ParagonERP uitgebreid voorraadbeheer (inclusief een orderpicker scan app), inkooporders, prijs en productafspraken en rapportages tot op productniveau.

Vaak wordt ParagonERP samen met Minox Online gebruikt. In ParagonERP worden dan alle operationele handelingen gedaan (verkoop, inkoop, voorraad, etc), en Minox Online doet vervolgens de financiële afhandeling. We hebben voor deze opzet gekozen omdat veel accountants graag met Minox Online willen (blijven) werken, en dat kan in deze opzet ook.

Wat ook goed is om te weten is dat we een conversietool hebben ontwikkeld zodat data uit Minox voor Windows geconverteerd kan worden naar ParagonERP. Dit om een eventuele overstap zo makkelijk mogelijk te maken.

Hierbij alvast een sneak preview:

Overstappen naar Minox Online

Neem net als vele duizenden ondernemers en accountants die je voorgingen de beslissing en stap over naar Minox Online. Er is altijd wel een uitvoering die bij jouw onderneming past. Wil je alleen factureren? Of wil je je gehele logistieke proces automatiseren? Geen probleem. Wij helpen je graag. Conversie vanuit Minox voor Windows is echt 100%. Zelfs oude boekjaren worden overgezet. Overstappen kan op ieder gewenst moment.

Wij kijken graag mee naar een uitvoering die bij jouw onderneming past. Je kan met ons contact opnemen via 085-0643060 of mailen naar verkoop@minox.nl.  Of plan hier zelf een belafspraak in.