Administratiekantoor: hoe neem jij je klant mee naar een digitale administratie?

Administratiekantoor: hoe neem jij je klant mee naar een digitale administratie?
17 - 12 - 2018

Veel administratiekantoren en accountantskantoren gaan de komende jaren de stap maken naar een volledig digitale administratie. Dit moet ook wel: de concurrentie zit om de hoek en de voordelen voor ieder administratiekantoor zijn groot. Zo gaat de kwaliteit van de administratie drastisch omhoog, lever je meer waarde aan de ondernemer, bespaar je op het jaarwerk en ben je eindelijk van de piekdrukte af.

Veel kantoren worstelen echter met de vraag hoe zij hun klanten meekrijgen in deze verandering. In deze blog lees je hoe je je klanten kunt bedienen op de manier die zij fijn vinden maar dat via één moderne werkwijze.

Kwaliteit van de administratie kan drastisch omhoog

Ik ben ervan overtuigd dat de kwaliteit van de administratie de komende jaren drastisch omhoog zal gaan en dat de tegelijk de prijs voor het voeren van de administratie zal dalen. De mogelijkheden om dit te bereiken zijn nu al breed beschikbaar. Het lastige is echter om je klanten mee te nemen in een andere werkwijze. Mensen zijn gewoontedieren en ondernemers zijn dat zeker ook. Sommigen willen veranderen, anderen niet.

Ik geloof dat er drie groepen ondernemers zijn die je alle drie uniek kunt bedienen terwijl je als kantoor één digitale werkwijze hanteert. Naar mijn mening is één werkwijze de enige manier om echt efficiënt te kunnen werken en tevens de kwaliteit van de administratie naar een hoger niveau te tillen. Hieronder lees je hoe je dit per klantgroep kunt doen.

Klantgroep 1: Ordners en schoenendozen

“Mijn klanten vinden het fijn om gewoon een contactmoment te hebben op kantoor en willen niet digitaal werken”

Veruit het grootst aantal administraties wordt nog steeds hoofdzakelijk op papier gevoerd. Ik denk dat dat de komende jaren echt gaat veranderen, maar ervaring leert dat een grote verandering meestal wel een generatie duurt.

Als je als kantoor wel wilt werken vanuit een moderne boekhoudstraat heb je globaal twee keuzes:

  1. Je klanten dwingen om digitaal de administratie aan te leveren en daarmee efficiënter te gaan werken;
  2. Klanten op de ‘ouderwetse’ manier blijven bedienen. Bied deze groep klanten een kop koffie aan, voer een goed gesprek, haal ondertussen de ordners door de scanner en verwerk de facturen volledig digitaal.

Voor mij is de klant koning. Als de klant wil betalen voor een stuk extra service dan is dat de manier om deze groep klanten te bedienen.

De klant is blij omdat hij een contactmoment heeft, het administratiekantoor is blij omdat deze klant efficiënt wordt bediend met een moderne boekhoudstraat.

Klantgroep 2: Facturen verzamelen in mappen en periodiek doorsturen

“Mijn klanten vinden het praktisch dat ze iedere maand gewoon de bonnen, facturen en kasbladen kunnen insturen en daarvoor niet steeds langs de accountant hoeven te rijden”

De tweede klantgroep lijkt in de basis veel op klantgroep 1. Het grote verschil is dat facturen niet in fysieke orders worden gestopt maar netjes digitaal worden verzameld op de computer. Wekelijks of maandelijks stuurt deze ondernemer zijn inkoop- en verkoopfacturen in naar een speciaal emailadres en de facturen worden direct digitaal verwerkt in de boekhoudstraat.

De klant is blij omdat hij niet steeds naar kantoor hoeft te komen, het administratiekantoor is blij omdat de facturen en bonnen rechtstreeks in de boekhoudstraat landen en verwerkt kunnen worden.

Klantgroep 3: Digitaal werken en foto’s maken

“Mijn klanten vinden het geweldig om bonnen direct te scannen met de app en digitale facturen direct na binnenkomst door te sturen naar de administratie”

De derde klantgroep werkt met digitale facturen en maakt foto’s van inkomende papieren facturen. Als je klanten op deze manier werken, levert dit veel synergievoordelen op. Als kantoor ben je van je piekdrukte af, je hebt een actuele administratie waaruit je kunt adviseren en je hebt meer mogelijkheden om je dienstenpakket uit te breiden. Daarnaast is de herkenning van digitale facturen beter dan facturen die gescand zijn, dus er is minder kans op fouten en er zijn minder correcties nodig.

De klant is blij omdat hij facturen altijd en overal direct kan doorsturen met zijn telefoon en hier niet meer naar om hoeft te kijken en het administratiekantoor is blij omdat de administratie altijd up to date is en minder fouten bevat.

Alle klanten bedienen via één boekhoudstraat

“Voor € 2,95 heb je een volledige boekhoudstraat waarmee je alle klanten kunt bedienen”  

Voor alle drie de klantgroepen hebben wij één ideale oplossing: een volledige boekhoudstraat voor een vaste prijs van 2,95 per administratie per maand. Daarbij maakt het niet uit hoe jouw klanten willen werken.

  • Voor groep 1 kun je de facturen gewoon door een scanner halen en de facturen vervolgens splitsen via eenvoudige splitsfunctionaliteit.
  • Ondernemers uit groep 2 en 3 sturen de facturen digitaal in. Hoe dit gebeurt, maakt voor het administratiekantoor niet uit. Alle facturen worden direct verwerkt via realtime herkenning en staan daarna klaar in een overzichtelijk voorstel.

Per status zie je of een factuur volledig kon worden herkend of dat je de factuur nog moet worden aangevuld. Na controle verwerk je de facturen direct in de administratie en is de administratie weer helemaal bij. Zo benut je maximaal de voordelen van online boekhouden.

Mogelijkheden voor jouw kantoor?

Wil je van gedachten wisselen over een boekhoudstraat voor jouw kantoor? Neem dan gerust contact met mij op via onderstaande contactgegevens.


Door Wilco Kraaij
Wilco is als manager strategie & innovatie werkzaam bij Minox. Door zijn accountancy achtergrond, brede ervaring in software development en passie voor innovatie weet hij vooruitstrevende bedrijven voorop te laten lopen in fintech toepassingen. Hij is daarnaast een gepassioneerde vader en liefhebber van sport.
Volg Wilco op Linkedin 

 

Ook interessant