Menu

In 5 stappen naar een correcte btw-aangifte!

16 - 7 - 2018

Als ondernemer heb je te maken met omzetbelasting (btw). Over de omzet breng je btw in rekening aan je afnemers. Over inkopen en kosten brengen leveranciers btw in rekening aan jou. Periodiek (per maand, kwartaal of jaar) doe je aangifte voor de omzetbelasting oftewel je btw-aangifte. Zorg ervoor dat aangifte en betaling tijdig geschieden.

In 5 stappen naar een correcte btw-aangifte

Stap 1 – Goede inrichting van de administratie

In de administratie zijn btw-codes beschikbaar die verwijzen naar de rubrieken in de btw-aangifte (bijvoorbeeld rubriek 1a, Leveringen BTW hoog in Nederland). Je koppelt in je administratie de betreffende code aan de juiste grootboekrekening. Je zorgt er daarnaast voor dat je btw-nummer en het tijdvak van aangifte correct zijn opgenomen in de basisgegevens van de administratie.

Indien je afnemers in het buitenland hebt dien je bij de afnemer een btw-nummer op te nemen, zodat er ook een ICP Aangifte (Intracommunautaire Prestaties) gedaan kan worden. Ben je (onder)aannemer? Dan kun je facturen sturen waarbij de btw wordt verlegd. Ook dit wordt aangegeven in de aangifte omzetbelasting.

Door een juiste vastlegging van de basisgegevens en btw-codes bij debiteuren, crediteuren, grootboekrekeningen en artikelcodes kan de aangifte foutloos gedaan worden.

Stap 2 – Boekhouding up-to-date

Zorg ervoor dat de administratie op orde is. Maak verkoopfacturen direct na levering van het product of de dienst. Inkoopfacturen of kostennota’s ontvang je meestal in de mail. Stuur de mail met daarin de pdf van de factuur door naar je administratie (bijvoorbeeld: 12345@minoxscan.nl waarbij 12345 je KvK nummer is). De inkoopfactuur wordt daarna automatisch in je administratie, in de juiste periode verwerkt. Bankmutaties worden dankzij onze automatische bankenkoppeling dagelijks in de administratie verwerkt.

Een factuur met een datum in mei dient in die maand verwerkt te worden en niet in een andere periode. Door automatische verwerking van inkoop, verkoop en bank voorkom je dat boekingen in verkeerde periodes terecht komen.

Stap 3 – Speciale regelingen

Voor zzp’ers zijn er speciale regelingen, waaronder de Kleine ondernemersregeling. Betaal je in een jaar EUR 1.883,- of minder aan omzetbelasting? Dan kom je in aanmerking voor belastingvermindering. Is het minder dan EUR 1.345,-? Dan hoef je helemaal geen btw te betalen. Zorg ervoor dat je weet welke regelingen er voor jou van toepassing zijn.

Stap 4 – Oninbare vorderingen

Van een oninbare vordering die ouder is dan 1 jaar na de uiterste betaaldatum mag je de in rekening gebrachte btw terugvragen. Je vult het bedrag dat je terugvraagt in als negatieve omzet en negatieve btw in bij rubriek 1a of 1b van de aangifte omzetbelasting. Dit doe je door een (interne) creditnota op te maken of door een correctieboeking in het memoriaal.

Stap 5 – Aangifte doen

Vanuit Minox stel je eenvoudig een btw-aangifte op. Je selecteert het tijdvak (maand, kwartaal of jaar) en het programma geeft de aangifte weer. Je kunt de aangifte vervolgens automatisch indienen of overnemen op de site van de Belastingdienst.

Foutje gemaakt?

Heb je per abuis in januari een inkoopfactuur vergeten te verwerken en is inmiddels de aangifte over het eerste kwartaal verstuurd? Geen probleem. In Minox verwerk je de factuur alsnog in de betreffende periode. Bij de volgende aangifte omzetbelasting kies je in dat geval niet kwartaal 2, maar kwartaal 1 t/m 2 met daarbij de functie “Herrekende aangifte”. De correctie wordt dan automatisch meegenomen in de aangifte van het tweede kwartaal. Indien het btw-bedrag van de correctie per saldo meer is dan EUR 1.000,- dien je een suppletie aangifte te doen. Dit kan ook rechtstreeks vanuit Minox.


Door Wolfgang Deiters

Wolfgang werkt inmiddels 20 jaar als Customer Succes Manager bij Minox. Door zijn financieel administratieve achtergrond en diepgaande kennis van de wereld van de accountancy is hij in staat om vakkundig en gedreven advies te geven. Hij is daarnaast een gepassioneerd gitarist. Volg Wolfgang op Linkedin