Menu

Scan & Herken: werk jij er al mee?

15 - 3 - 2019

Steeds meer kantoren investeren tijd en geld om hun boekhoudstraat verder te automatiseren. Dit is nodig om concurrerend te blijven en klanten een moderne service te bieden. Minox biedt alle kantoren de unieke mogelijkheid om voor € 2,95 per administratie per maand een volledige robotic boekhoudstraat in te richten. Hiermee kun je de efficiency van je kantoor drastisch verhogen, gaat de kwaliteit omhoog creëer je meer toegevoegde waarde voor de ondernemer.

Meer informatie en aanvragen

Hoe zet je efficiënt Scan & Herken in?

Het is de ambitie van Minox om administraties drie keer sneller te kunnen verwerken. Essentieel voor die missie is het automatiseren van twee belangrijke pijlers: het inkoopproces en het verkoopproces. Daarom introduceert Minox realtime Scan & Herken voor een vaste lage prijs van € 2,95 per administratie per maand (fair use). De tijd van het handmatig intoetsen van de facturen is voorbij. Scan en Herken maakt het mogelijk om facturen in te lezen in je administratie zonder deze zelf in te typen. Met Scan & Herken automatiseer je jouw boekhouding en bespaart je daarmee veel tijd.

Wat is het verschil tussen realtime en premium herkenning?

  • Realtime herkenning heeft als voordeel dat facturen die worden ingestuurd binnen enkele seconden in het Scan & Herken voorstel staan om te worden verwerkt. Tevens is de prijs door een geheel geautomatiseerde herkenning veel lager dan de 35 cent voor premium herkenning.
  • Premium herkenning houdt in dat de geautomatiseerde herkenning van facturen en bonnetjes wordt gecombineerd met geautomatiseerde kwaliteitscontroles waarop door mensen supervisie wordt toegepast. Mensen corrigeren en vullen dus factuurgegevens aan die door de geautomatiseerde herkenning niet volledig of niet juist werden herkend.

Geautomatiseerde herkenning heeft door slimme software gemiddeld een herkenningspercentage van ongeveer 80-85%. Bij premium herkenning is dit door de menselijke factor bijna 100%. Premium herkenning onderschept bovendien dubbele facturen en spookfacturen. Hierdoor neemt premium herkenning je extra controle en correctiewerk uit handen.

Hoe werkt het?

  • Van de factuur maak je met je mobiel een foto of met een scanner een PDF-bestand.
  • Dit bestand stuur je per e-mail naar je persoonlijke Minox e-mailadres.
  • Facturen die je per mail van je leverancier ontvangt (in PDF-, PNG- of JPEG-formaat), kunt je zelfs direct (laten) doorsturen naar dit persoonlijke e-mailadres.
  • Minox zorgt er vervolgens voor dat de factuur automatisch geboekt wordt.

Indien je een elektronische factuur ontvangt van je leverancier (in UBL-formaat), dan kun je deze rechtstreeks inlezen in Minox Online. Een handige kleurindicatie (stoplichtsysteem) laat snel zien of de factuur juist is om verwerkt te mogen worden. Het premium systeem is zelflerend en zal na verloop van tijd steeds perfecter en sneller werken. Daarbij werken we met premium Scan & Herken service Go2UBL, dit houdt in dat machine-learning technieken voor het herkennen van facturen en bonnetjes wordt gecombineerd met geautomatiseerde kwaliteitscontroles waarop supervisie wordt toegepast. Hierdoor vindt zelfs bij bonnetjes nagenoeg 100% volledige herkenning plaats en leert het systeem automatisch van eerdere fouten. Het realtime systeem werkt gerobotiseerd waardoor je snel je facturen realtime zichtbaar hebt in je administraties.

Minox gaat zelfs een stapje verder met de functie Factuurconnectie. Facturen van leveranciers zoals Bol.com, KPN en Ziggo komen automatisch in je boekhouding terecht en hoeven niet meer gefotografeerd of ingescand te worden. Met deze slimme software bespaar je veel tijd en voorkom je fouten.

Meer informatie en aanvragen

Lees hier de 7 tips om ongekend efficiënt te werken in Minox Online.

Kijk onze webinar over Scan & Herken terug!