In een administratie worden kosten en opbrengsten geboekt op diverse grootboekrekeningen. Vanuit een kolommenbalans zie je alle grootboekrekeningen met daarbij de totaalbedragen per grootboekrekening. Als je wilt weten wat er op een grootboekrekening geboekt is, kan je het rekeningoverzicht opvragen. Hier zie je alle afzonderlijke mutaties.
Kostenplaatsen zorgen voor meer overzicht
Stel dat je in je onderneming meerdere (lease) auto’s hebt. Als ze gaan tanken, dan worden al deze kosten op de grootboekrekening brandstoffen geboekt. Je hebt dan alleen inzicht in het totaal van de brandstofkosten, maar je hebt geen inzicht in deze kosten per auto.
Je zou dan per auto een aparte grootboekrekening aan kunnen maken, maar makkelijker is het gebruik van kostenplaatsen.
Maak in dit voorbeeld voor elke auto een aparte kostenplaats aan:
- Kenteken 1 = kostenplaats 1
- Kenteken 2 = kostenplaats 2
- Enzovoorts
Zorg er vervolgens voor dat je bij het onderhoud van de grootboekrekeningen aangeeft bij welke grootboekrekeningen je gebruik wil maken van kostenplaatsen.
Bij het boeken van facturen boek je op de grootboekrekening brandstoffen en vervolgens op de betreffende kostenplaats (auto).
Op de grootboekkaart zie je nog steeds het totaal van brandstoffen, maar op het kostenplaats overzicht zie je een specificatie van dit totaal per kostenplaats.
Als je dit niet alleen doet met de grootboekrekening brandstoffen, maar met alle grootboekrekeningen die te maken hebben met autokosten, zie je op het kostenplaatsenoverzicht een specificatie per kostensoort (brandstoffen, verzekeringen, etc.) verdeeld over de verschillende kostenplaatsen (auto’s).
Kostenplaats per afdeling
Kostenplaatsen kan je ook gebruiken als je de kosten van de verschillende afdelingen in je onderneming inzichtelijker wil krijgen. Dan maak je voor elke afdeling een kostenplaats aan. Op het kostenplaatsenoverzicht zie je dan per afdeling welke kosten ze gemaakt hebben.
Kostenplaatsen als projectadministratie
Kostenplaatsen kunnen ook worden gebruikt als een eenvoudige projectadministratie. Materialen en uren kan je niet boeken, maar je kan wel de financiële transacties op de projecten verwerken.
Maak voor elk project een kostenplaats aan. Boek vervolgens de in- en verkoopfacturen naar de diverse kostenplaatsen (projecten). Op het kostenplaatsenoverzicht zie je dan het resultaat van een project, omdat je zowel de inkopen als de omzet op de kostenplaats geboekt hebt.
Zo houd je overzicht en inzicht in de administratie.
Ben jij op zoek naar een boekhoudprogarmma waarmee je kostenplaatsten goed en gemakkelijk kan verwerken? Minox biedt dé boekhoud-oplossing voor ondernemers. Neem contact op via verkoop@minox.nl of vraag de gratis demo aan.
