Specialist in online boekhouden

Wat is online boekhouden?

Online boekhouden is het online bijhouden en verwerken van al je facturen, financiële gegevens en administratieve documenten.

Waarschijnlijk ben je bekend met ‘ouderwetse’ boekhoudsoftware: programma’s die op je computer staan geïnstalleerd en waar je handmatig moet boeken. Het grote voordeel van online boekhouden is dat door moderne technieken zoals Scan & Herken, integratie van banken en andere koppelingen de boekhouding steeds verder wordt geautomatiseerd. Hierdoor is er tegenwoordig al sprake van een automatische boekhouding.

Een ander voordeel is dat de software beschikbaar is als software as a service (SaaS). Hierdoor hoef je nooit meer updates te installeren en zijn je gegevens altijd veilig online opgeslagen. Met andere woorden: je kunt gewoon inloggen in je browser op elke device (zoals laptop of smartphone) en op elk moment.

Een goede boekhouding is verplicht voor de Belastingdienst: als ondernemer moet je de boekhouding 7 jaar lang bewaren. Dit heet de fiscale bewaarplicht. Door alle documenten in de cloud digitaal te bewaren voldoe je aan deze bewaarplicht.

Boekhouding zelf doen of uitbesteden?

Veel startende ondernemers vragen zich af of zij zelf de boekhouding gaan doen of dat ze het beter kunnen uitbesteden. Het antwoord op die vraag is niet zo zwart-wit als veel mensen denken: met een goed boekhoudprogramma wordt het grootste deel tegenwoordig geautomatiseerd. Je werkt dan samen met een accountant die jouw administratie controleert, de uitzonderingen oplost en op basis daarvan kansen ziet en jou adviseert.

Samenwerken met de accountant

Door een goede samenwerking met een accountant kun je als zzp’er of mkb’er makkelijk zelf je offertes of verkoopfacturen opstellen, je bonnen of inkoopfacturen sturen en je bank eenmalig koppelen. Boekhouding klaar! Zo ben je altijd zelf in controle over de dagelijkse gang van zaken. De taken die wat meer kennis van boekhouding vragen, zoals allerlei regelingen, aftrekposten en aangiftes, laat je dan aan je boekhouder of accountant over.

Online boekhouden administratiekantoren

Online boekhouden is niet alleen voor zzp’ers en mkb’ers relevant, ook als accountant of administratiekantoor kun je niet om goede software heen. Bij het voeren van tientallen of honderden administraties is goed overzicht en slimme automatisering onontbeerlijk.

Door gebruik te maken van boekhoudsoftware met een modern Accountancy Dashboard automatiseer je terugkerende taken, heb je grip op de werkvoorraad, houd je zicht op de planning en voorkom je de grote btw-pieken. Hierdoor houd je tijd over om je ondernemer écht te kunnen adviseren.

Boekhoudprogramma vergelijken

Een boekhoudprogramma kies je niet even tussendoor. Een boekhoudprogramma moet passen bij jouw manier van werken. Dat betekent dat niet elk boekhoudprogramma geschikt is voor elke ondernemer of accountant. Maak daarom altijd een goede vergelijking tussen verschillende oplossingen die er beschikbaar zijn.

Tips bij vergelijken boekhoudprogramma’s

De meest gegeven tip bij boekhoudprogramma’s vergelijken is om van tevoren te bedenken welke eigenschappen voor jou belangrijk zijn. Zo kies je uiteindelijk voor de oplossing die het best bij jou past.

Staar je daarbij niet blind op de prijs: een goedkope oplossing kan op lange termijn een onnodig dure investering zijn, bijvoorbeeld omdat je na verloop van tijd toch moet overstappen op een uitgebreidere aanbieder. Tevens bevatten lang niet alle programma’s een goede geïntegreerde scan & herken module en ben je dan afhankelijk van extra oplossingen om je boekhouding te kunnen doen.

Online boekhouden in de cloud

Een van de meest gewaardeerde eigenschappen van de online boekhoudsoftware van Minox is de beschikbaarheid in de cloud. Hierdoor zijn veel programma’s, zoals webshops, kassasystemen maar ook CRM-, HR-, salaris-, uren- en projectpakketten direct te koppelen via een moderne rest API.

Onze gebruikers vertellen ons vaak dat ze niet meer zonder kunnen: door de cloud-beschikbaarheid is ons boekhoudprogramma altijd en overal beschikbaar. Ook als je onderweg bent of als je even niet over je eigen computer of laptop beschikt. Cloud based software is ideaal voor de moderne ondernemer en accountant, die niet gebonden willen zijn aan één fysiek kantoor.

Koppelingen met de Belastingdienst

Een handige functionaliteit van sommige boekhoudpakketten is de mogelijkheid om de aangifte omzetbelasting direct via de software in te dienen. Dit bespaart je veel tijd en het verkleint de risico’s op fouten.

Als eerste en enige boekhoudprogramma automatiseert Minox bovendien de betalingskenmerken van de Belastingdienst. Dat betekent dat je niet meer handmatig elk betaalkenmerk hoeft op te zoeken via de website van de Belastingdienst. Ideaal voor zzp’ers en ondernemers waarbij zakelijk en privé in de vorm van toeslagen, aangiftes en betalingsregelingen met de fiscus dwars door elkaar lopen.

Facturen herkennen én betalen

Zowel de accountant als de ondernemer moeten goed met de boekhoudsoftware uit de voeten kunnen. Dat betekent dat de software voor online boekhouden moet beschikken over functionaliteiten die het leven van de ondernemer makkelijker én leuker maken.

Een voorbeeld hiervan is de mogelijkheid om facturen moeiteloos in te laden en de bijbehorende betalingen direct klaar te zetten. Door middel van Scan & Herken worden vrijwel alle inkomende facturen en bonnen direct geboekt in de boekhouding. En door de bankenkoppelingen met allerlei banken wordt de tussenkomst van internetbankieren overbodig: met een vingerafdruk wordt de betaling direct uitgevoerd vanuit de app.

PSD2

Een laatste belangrijk aandachtspunt bij online boekhouden is de opkomst van PSD2. Door middel van de PSD2-bankkoppelingen heb je realtime toegang tot je bankdata in je boekhouding. Dit in tegenstelling tot reguliere bankkoppelingen die minimaal een dag achterlopen.

Bij Minox zijn we er trots op dat Bizcuit (onze ondernemers-app) als een van de eerste bedrijven in Nederland een PSD2 Vergunning heeft ontvangen. Een mooi voorbeeld van onze wens om altijd voorop te lopen in innovatie!

Persoonlijke support

Minox staat bekend om zijn grote klanttevredenheid en persoonlijke support. Als je ons belt met een vraag, dan krijg je altijd een échte persoon aan de lijn. Deze persoonlijke benadering is iets waar we trots op zijn en wat we altijd zullen blijven doen.

Weet je nog niet zeker welke software voor online boekhouden past bij jou als ondernemer of accountant? Bel gerust met een van onze specialisten: we beantwoorden graag je vragen.