Wat is online boekhouden?
Online boekhouden is het online bijhouden en verwerken van al je facturen, financiële gegevens en administratieve documenten.
Waarschijnlijk ben je bekend met ‘ouderwetse’ boekhoudsoftware: programma’s die op je computer staan geïnstalleerd en waar je handmatig moet boeken. Het grote voordeel van online boekhouden is dat door moderne technieken zoals Scan & Herken, integratie van banken en andere koppelingen de boekhouding steeds verder wordt geautomatiseerd. Hierdoor is er tegenwoordig al sprake van een automatische boekhouding.
Een ander voordeel is dat de software beschikbaar is als software as a service (SaaS). Hierdoor hoef je nooit meer updates te installeren en zijn je gegevens altijd veilig online opgeslagen. Met andere woorden: je kunt gewoon inloggen in je browser op elke device (zoals laptop of smartphone) en op elk moment.
Een goede boekhouding is verplicht voor de Belastingdienst: als ondernemer moet je de boekhouding 7 jaar lang bewaren. Dit heet de fiscale bewaarplicht. Door alle documenten in de cloud digitaal te bewaren voldoe je aan deze bewaarplicht.
Boekhouding zelf doen of uitbesteden?
Veel startende ondernemers vragen zich af of zij zelf de boekhouding gaan doen of dat ze het beter kunnen uitbesteden. Het antwoord op die vraag is niet zo zwart-wit als veel mensen denken: met een goed boekhoudprogramma wordt het grootste deel tegenwoordig geautomatiseerd. Je werkt dan samen met een accountant die jouw administratie controleert, de uitzonderingen oplost en op basis daarvan kansen ziet en jou adviseert.
Samenwerken met de accountant
Door een goede samenwerking met een accountant kun je als zzp’er of mkb’er makkelijk zelf je offertes of verkoopfacturen opstellen, je bonnen of inkoopfacturen sturen en je bank eenmalig koppelen. Boekhouding klaar! Zo ben je altijd zelf in controle over de dagelijkse gang van zaken. De taken die wat meer kennis van boekhouding vragen, zoals allerlei regelingen, aftrekposten en aangiftes, laat je dan aan je boekhouder of accountant over.
Online boekhouden administratiekantoren
Online boekhouden is niet alleen voor zzp’ers en mkb’ers relevant, ook als accountant of administratiekantoor kun je niet om goede software heen. Bij het voeren van tientallen of honderden administraties is goed overzicht en slimme automatisering onontbeerlijk.
Door gebruik te maken van boekhoudsoftware met een modern Accountancy Dashboard automatiseer je terugkerende taken, heb je grip op de werkvoorraad, houd je zicht op de planning en voorkom je de grote btw-pieken. Hierdoor houd je tijd over om je ondernemer écht te kunnen adviseren.
Boekhoudprogramma vergelijken
Een boekhoudprogramma kies je niet even tussendoor. Een boekhoudprogramma moet passen bij jouw manier van werken. Dat betekent dat niet elk boekhoudprogramma geschikt is voor elke ondernemer of accountant. Maak daarom altijd een goede vergelijking tussen verschillende oplossingen die er beschikbaar zijn.
Tips bij vergelijken boekhoudprogramma’s
De meest gegeven tip bij boekhoudprogramma’s vergelijken is om van tevoren te bedenken welke eigenschappen voor jou belangrijk zijn. Zo kies je uiteindelijk voor de oplossing die het best bij jou past.
Staar je daarbij niet blind op de prijs: een goedkope oplossing kan op lange termijn een onnodig dure investering zijn, bijvoorbeeld omdat je na verloop van tijd toch moet overstappen op een uitgebreidere aanbieder. Tevens bevatten lang niet alle programma’s een goede geïntegreerde scan & herken module en ben je dan afhankelijk van extra oplossingen om je boekhouding te kunnen doen.