Minox Online: 8 tips voor Accountants- en Administratiekantoren

Minox Online: 8 tips voor Accountants- en Administratiekantoren
22 - 8 - 2019

Werkt jouw kantoor met Minox Online? Dan hebben we een aantal handige tips voor je om nog slimmer met een administratie om te gaan.

1. Verwijzingsrekeningen

Als je een nieuw boekjaar aanmaakt, dan wordt het saldo van de winst- en verliesrekening automatisch geboekt op de grootboekrekening Onverdeeld resultaat. Vervolgens gaan de balansrekeningen naar de beginbalans. Daarna moeten er nog diverse posten gesaldeerd worden (kapitaalrekeningen, BTW, etc.).

Het salderen van deze grootboekrekeningen kan je automatiseren. Via Onderhoud -> Algemeen -> Verwijzingsrekeningen kan je een tabel inrichten van grootboekrekeningen die moeten worden gesaldeerd. Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar (of bij het opnieuw overnemen van de beginbalans) vindt de saldering dan automatisch plaats.

2. Herrekende BTW aangifte

In Minox kan je via Rapportage -> Grootboek -> BTW aangifte kiezen voor een Definitieve BTW aangifte van de geselecteerde periode (bijvoorbeeld 1 t/m 3). De getoonde bedragen kan je vervolgens nog aanpassen. Denk hierbij aan de Kleine Ondernemersregeling. Als je de aangifte voltooid hebt wordt deze opgeslagen.

Nadat de aangifte verstuurd is, kan het voorkomen dat je in de aangegeven periode nog correcties doet. Als je dan de volgende keer weer een aangifte doet, dan kies je niet periode 4 t/m 6, maar 1 t/m 6, waarbij je de optie Herrekende aangifte aanvinkt. Minox kijkt dan wat er aan te geven is van de gehele periode (1 t/m 6) en vermindert de uitkomst met de eerdere opgeslagen aangifte van periode 1 t/m 3. Door op deze manier de BTW aan te geven is de aangifte altijd actueel sluitend met de kolommenbalans tot met de aangegeven periode.

3. Corrigeren vanuit de kolommenbalans

Via het menu Opvragen kan je naar de Kolommenbalans. Vandaar uit kan je bij een grootboekrekening rechts op het oog klikken. Dan kom je bij de grootboekkaart. In het tabblad mutaties zie je de boekingen (en de gescande documenten die eraan gekoppeld zijn). Door op een mutatie te enteren kom je in de oorspronkelijke boekingsregel en kan je direct corrigeren. Met F7 en F8 kan je door de grootboekkaarten bladeren. De muis is niet nodig. Met Escape kom je altijd weer terug vanaf de boeking naar de grootboekkaart.

Boekingen zijn in Minox altijd direct verwerkt, maar je kan altijd achteraf onzichtbaar corrigeren en boekingsregels tussenvoegen en/of verwijderen. Ook de BTW wordt altijd direct bijgewerkt.

4. Periode- en Jarenoverzicht

Minox kent behalve de Balans, Winst- en verliesrekening en de kolommenbalans ook nog twee andere overzichten die je als accountant kan helpen.

Via Afdrukken -> Grootboek Periodeoverzicht kan je alle maanden naast elkaar zien. Dat kan in de vorm van een Winst- en verliesoverzicht (handig voor rapportage naar je klant) maar ook in de vorm van een saldibalans. Hierdoor kan je direct per grootboekrekening het verloop zien over alle maanden en ook signaleren waarom er de ene maand meer of minder op een grootboekrekening geboekt is. Dit kan helpen bij de controle van de administratie.

Het Jarenoverzicht toont grote gelijkenis met het Periodeoverzicht. Alleen zie je hier niet alle maanden van het huidige boekjaar, maar alle jaren naast elkaar. Ook dit overzicht geeft een goed inzicht in de administratie, mede omdat je kan opgeven t/m welke periode je de jaren naast elkaar wil zien.

5. Vaste activa

Maak je al gebruik van Vaste activa in Minox? Via Onderhoud -> Vaste activa kan je activagroepen en andere stamgegevens aanleggen. Activa worden vervolgens geboekt op een tussenrekening. Via Taken -> Vaste activa kan je de activa aanmaken vanuit de tussenrekening en direct de afschrijving regelen. De journaalposten kunnen dan voor het hele jaar al geboekt worden.

Als je een Activum buiten gebruik stelt, kan je kiezen voor boekwinst, boekverlies of herinvesteringsreserve. Vanuit het menuonderdeel Rapportage kan je vervolgens de activastaat raadplegen.

6. Werkkostenregeling

Wil je geen verrassingen over je vrije ruimte inzake de werkkostenregeling? Regel dit dan in Minox. Via Onderhoud à Algemeen à Werkkostenregeling kan je alle categorieën via een tabel inrichten en de grondslag fiscale loonsom opgeven (met het bijbehorende percentage).

Via Rapportage -> Grootboek -> Werkkostenregeling zie je het resultaat en de vrije ruimte. De bedragen worden op dat overzicht inclusief BTW getoond.

7. Rapportage naar Excel

Alle overzichten kunnen worden geëxporteerd naar Excel. Hiermee wordt Excel automatisch geopend en worden automatisch boven de kolommen filters geplaatst, waardoor je bijvoorbeeld rubriekstotalen kan filteren. Hiermee maak je snel je eigen rapportage of draaitabellen.

8. RGS Analyzer

Via Onderhoud -> Grootboek kan je met de Mapper alle grootboekrekeningen koppelen aan de juiste RGS code (RGS = Referentie Grootboek Schema). Op basis van RGS kan je vervolgens diverse analyses maken bij Opvragen -> RGS Analyzer. Deze analyses worden gepresenteerd in een dashboard en zijn door toepassing van RGS generiek voor al je administraties. Diverse analyses zijn direct inzetbaar via de Analyzer Store. Hiermee krijg je visueel inzicht in bijvoorbeeld werkkapitaal, solvabiliteit, liquiditeit, diverse ratio’s, omzet, kosten, bruto marge, etc. etc.


Door Wolfgang Deiters

Wolfgang werkt inmiddels 20 jaar als Customer Succes Manager bij Minox. Door zijn financieel administratieve achtergrond en diepgaande kennis van de wereld van de accountancy is hij in staat om vakkundig en gedreven advies te geven. Hij is daarnaast een gepassioneerd gitarist. Volg Wolfgang op Linkedin 

Ook interessant