Menu

Beperkt aftrekbare kosten: wat zijn het en hoe verwerk je die?

31-03-2020

Wat zijn beperkt aftrekbare kosten?

Beperkt aftrekbare kosten zijn kosten die je als ondernemer maakt maar die fiscaal niet geheel van de winst aftrekbaar zijn. Een andere benaming voor beperkt aftrekbare kosten zijn gemengde kosten. De fiscus noemt dit zo omdat deze kosten volgens de wetgever zowel zakelijke elementen als privé-elementen bevatten.

Beperkt aftrekbare kosten liggen nogal eens onder het vergrootglas van de fiscus. De regels op dit onderwerp zijn vaak niet zo zwart-wit te interpreteren en er worden dus regelmatig fouten gemaakt.

De belangrijkste voorbeelden van beperkt aftrekbare kosten zijn:

  • Gemengde kosten die beperkt aftrekbaar zijn:
    • Voedsel, drank, genotmiddelen
    • Representatie, recepties, feesten, e.d.
    • Congressen, excursies, studiereizen, e.d.
  • Voor sommige beperkt aftrekbare kosten geldt een speciale regeling:
    • Auto van de zaak
    • Verhuiskosten
    • Huisvesting buiten woonplaats

Het gaat vaak om nuances of iets geheel of beperkt aftrekbaar is. Overleg eventueel met je boekhouder of accountant over specifieke situaties en win advies in hoe je het fiscaal aantrekkelijk kunt doen.

Wat zijn niet aftrekbare kosten?

Niet aftrekbare kosten zijn kosten die je in zijn geheel niet van de winst mag aftrekken.

De belangrijkste voorbeelden van niet aftrekbare kosten zijn:

  • Algemene literatuur
  • Persoonlijke verzorging
  • Geldboetes
  • Kosten vaartuigen
  • Telefoonabonnementen thuis (er zijn uitzonderingen)

Welk deel van de beperkt aftrekbare kosten is niet aftrekbaar?

Het gedeelte niet-aftrekbare kosten is afhankelijk van de rechtsvorm van je onderneming en of je bijvoorbeeld veel personeel in dienst hebt.

Hieronder staat per rechtsvorm uitgelegd welk deel van de gemengde kosten beperkt aftrekbaar is.

Inkomstenbelasting; dus eenmanszaken, maatschappen en vof’s:

  • 80% is aftrekbaar en dus is 20% niet aftrekbaar. Indien je in 2020 meer dan € 23.500,- gemengde kosten maakt, dan kun je ook kiezen voor het vaste niet aftrekbare bedrag van € 4.700. In 2019 was dit respectievelijk € 23.000,- en € 4.600. Je bent dus met het ‘vaste niet aftrekbare bedrag’ dan voordeliger uit.

Vennotschapbelasting (VPB); dus bijvoorbeeld bv’s:

  • 73,5% is aftrekbaar en dus is 26,5% niet aftrekbaar. Indien je in 2020 meer dan € 23.500,- gemengde kosten maakt dan kun je ook kiezen voor het vaste niet aftrekbare bedrag van € 4.700. In 2019 was dit respectievelijk € 23.000,- en € 4.600.
  • Heb je een hoge fiscale loonsom, dan is het vaste niet aftrekbare bedrag 0,4% van de fiscale loonsom. Dus stel je bv heeft € 25.000,- gemengde kosten en de loonsom bedraagt € 1.200.000,-. Dan is het vaste niet aftrekbare bedrag voor deze bv € 4.800,- i.p.v. € 4.700,- euro (had het lager geweest, bijvoorbeeld € 4000,- dan was het vaste niet aftrekbare bedrag € 4.700 geweest). 20% van € 25.000,- = 5.000 euro niet aftrekbare kosten. Het voordeligst is dus om voor het vaste bedrag in dit geval € 4800,- te kiezen.

Drie tips om de aftrekbeperking zoveel mogelijk te beperken

1. Reclamekosten in plaats van representatiekosten

Het verschil tussen reclame en representatie is dat er bij representatie géén formele tegenprestatie van de ontvangers tegenover staat en het consumptieve element sterk aanwezig is. Als er echter wel sprake is van een tegenprestatie dan noemen we dat reclame. En die reclamekosten zijn volledig aftrekbaar.

2. Doorbelasten aan uw afnemer

Als je de gemaakte gemengde kosten kunt doorbelasten aan je afnemer dan zijn voor jou de kosten volledig aftrekbaar. De aftrekbeperking komt dan bij jouw afnemer te liggen. Je moet dan wel van de Hoge Raad deze gemengde kosten apart op de factuur specificeren, zodat jouw klant dan kan zien dat deze kosten specifiek voor hem/haar zijn betaald.

Een voorbeeld: je vliegt voor zaken naar Engeland. Daar verblijf je in een hotel en uiteraard eet je iets in de lokale horeca. De bonnetjes/factuur belast je vervolgens door aan je klant en vermeldt specifiek op de factuur om welke gemengde kosten het gaat. Voor jou zijn de kosten voor eten en drinken rechtstreekse kosten en die zijn voor 100% aftrekbaar.

3. Binnen de WKR aanwijzen als eindheffingsloon

Indien je bepaalde gemengde kosten binnen de werkkostenregeling aanwijst als eindheffingsloon, dan heb je met de aftrekbeperking niets te maken. Loonkosten zijn namelijk volledig aftrekbaar. Binnen de WKR kun je 1,2% van de fiscale loonsom van de onderneming onbelast vergoeden en verstrekken aan jouw werknemers (vrije ruimte).

Is de btw wel volledig aftrekbaar?

Voor de volgende kosten kun je ook de btw niet aftrekken:

  • eten en drinken in de horeca
  • personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken (meer dan € 227,- pp per jaar)

Haal je de lunch in een horecagelegenheid, via Thuisbezorgd of bij de supermarkt en nuttig je deze lunch op kantoor, dan mag je deze overigens wel terugvorderen van de Belastingdienst.

Hoe verwerk je beperkt aftrekbare kosten makkelijk in je boekhouding?

Sommige ondernemers zijn geneigd om bij iedere zakenlunch of andere beperkt aftrekbare kosten een correctieboeking te maken van 20%. Dit is een erg bewerkelijke methode, je moet immers per transactie een correctie maken.

Wat meestal wordt gedaan is dat je bijvoorbeeld alle representatiekosten op één rubriek/grootboekrekening boekt. Aan het einde van het jaar kun je dan in één keer een correctieboeking t.w.v. 20% van het totaal maken, dat scheelt je een hoop tijd!

Voor posten waar je de btw niet kunt aftrekken kun je het beste in Minox online boekhouden de grootboekrekening op geen btw en btw niet wijzigbaar instellen. Hierdoor worden al deze lunchbonnetjes automatisch zonder btw geboekt en voorkom je extra btw-afdracht achteraf, op het moment dat je een suppletie omzetbelasting gaat maken.