Praktijkvoorbeeld 3x sneller deel 2

Praktijkvoorbeeld 3x sneller deel 2
19 - 11 - 2018

Automatiseren

Digitaliseren is noodzakelijk, maar nog niet voldoende. Wij hadden onze eigen structuur volledig aangepast, maar in Minox Online was nog geen enkele aanpassing gemaakt. Dat leek ook niet noodzakelijk, tot wij de optie onder ogen kregen om inkoopfacturen automatisch te laten inlezen: Scan & Herken. Dat werd het doel voor 2017!

We vroegen ons wel af wat dat tweede XML-bestandje was, dat sommige leveranciers steeds meestuurden. Minox had geïmplementeerd dat deze UBL-bestandjes gebruiken konden worden voor het automatisch boeken en opslaan van inkoopfacturen. Op basis van herkenning worden facturen meteen gekoppeld aan de juiste crediteur, zelfs al met een grootboekvoorstel. Deze informatie moest dan wel binnen Minox Online beschikbaar zijn. Hoe meer informatie over de crediteur, hoe meer kenmerken Minox voor herkenning kan gebruiken. Aan de achterkant moesten we nog wel instellen dat de BTW op grootboekniveau werd geboekt. Daardoor konden we helaas pas in een volgend boekjaar over gaan, maar dit gaf ons wel voldoende voorbereidingstijd.  Per crediteur hebben ijverige stagiairs informatie aangevuld, van het KvK-nummer tot het IBAN-nummer en het klantnummer onder ‘betalingskenmerk’ onder het IBAN-nummer. Vervolgens kreeg elke crediteur ook een grootboek toegewezen. Dit is inmiddels ook een routineklus geworden en bleek niet zo tijdrovend als gedacht; van elke nieuwe crediteur wordt door ons nu alle beschikbare informatie opgeslagen. Minox geeft gelukkig zelf ook steeds meer handige opties aan; Wij hebben bijvoorbeeld alleen het gebruik van het externe factuurnummer aangevinkt staan.

Scan & Herken

Daarbij blijft Minox de crediteurinformatie up-to-date houden bij elke Scan & Herken en wordt inmiddels ook niet voor elke batch een nieuw dagboekblad aangemaakt, maar worden facturen toegevoegd aan het blad behorende bij de periode. Erg prettig is ook dat we met het gebruik van het externe factuurnummer geen facturen meer dubbel kunnen boeken. Dan was het alleen nog een kwestie van aanmelden. We hebben deze werkwijze ons gelijk eigen gemaakt. Minox Online blijkt ook te blijven ontwikkelen. Sinds de implementatie voor alle administraties in januari dit jaar lijkt het steeds makkelijker te gaan. Het is meer een controle dan een actief proces. Waar in 2017 een collega vijf dagen per week bezig was met handmatig invoeren, hebben we nu met een groter aantal administraties aan twee man anderhalve dag per week voldoende, kortom: bijna de helft minder tijd.

Wekelijks mailen we nu de inkoopfacturen naar Minox. In de titel van de mail vermelden we de verzenddatum, de naam van de administratie en het aantal facturen dat we opsturen. Zo kun je eenmaal in Scan & Herken meteen controleren of alles is aangekomen met het aantal regels links bovenin. Als het aantal afwijkt, blijkt dit gelukkig ook uit de retourmail. Het gaat dan ook meestal om een dubbel ontvangen factuur of een bijlage bij een factuur. De wisselwerking tussen de mail en Scan & Herken is belangrijk en hier hebben we ook onze structuur enigszins op aangepast. Zo hebben we de administraties op hun KvK-nummer opgeslagen in de mail en een ‘Minox Scan adresboek’ aangemaakt. In onze eigen mappenstructuur hebben we alleen per administratie het mapje Crediteuren Verstuurd toegevoegd als tussenstap. Inkoopfacturen doorlopen hiermee vier stappen. Van de mail naar Nieuw, van Nieuw weer naar de mail en in Verstuurd, na verwerkt naar Geboekt en de uiteindelijke opslag in Betaald. In verband met de maandelijkse rapportage, slaan we de inkoopfacturen ook per maand op. Het toepassen van Scan & Herken op het verkoopdagboek is voor ons nog een volgende stap, maar we zitten momenteel nog midden in de volgende fase, het optimaliseren.

Optimaliseren

Wat we vooral merken is dat uit elke nieuwe stap een logische volgende stap volgt, en het geheel steeds efficiënter wordt. Bankmutaties worden bijvoorbeeld veel sneller automatisch herkend door de koppeling van de factuur en volledige informatie bij de crediteur. Met het toevoegen van Herkenningsteksten (waar een bankmutatie direct op grootboek van toepassing is, zoals de automaatcode voor bijschrijvingen van PIN- betalingen en klantnummers bij automatische incasso’s waar wij geen facturen van ontvangen) kost het verwerken van de bankmutaties ook veel minder tijd.

We zijn nu in de afrondende fase van het implementeren van de Bizcuit-bankkoppeling. Hoewel een bevalling om van de bank de juiste volmachten te krijgen, hebben we inmiddels de eerste klant de nodige uitleg gegeven. Als dit loopt zoals wij hopen en denken, zullen we straks de bankmutaties niet meer hoeven te importeren of verwerken. We kunnen dan de klanten een appje sturen met de vraag de verzendlijst te accorderen met zijn of haar vingerafdruk, idealiter zelfs met de factuur inzichtelijk bij de betaalopdracht. Bij de betalingen komen straks automatisch het factuurnummer en klantnummer te staan, omdat wij bij de instellingen van Scan & Herken hebben opgeslagen gebruik te maken van alleen het externe factuurnummer, en bij de optie  ‘Automatische Betalingen’ hebben aangevinkt in de betaling de omschrijving en het betalingskenmerk mee te nemen, dus ook hier hoeven we handmatig niets meer aan toe te voegen.

De valkuil zou bijna zijn, dat we een beetje lui gaan worden en we grappen wel eens dat we goed op weg zijn naar het onszelf overbodig maken, maar gelukkig valt er nog genoeg te ontdekken!

 

 

Ook interessant