Menu

Scan & Herken

Automatiseer je inkoop- en verkoopproces met een efficiënte boekhoudstraat!

In Minox is Scan & Herken volledig geïntegreerd. Dit betekent dat je bonnen en facturen naar Minox kunt sturen, welke automatisch herkend worden en waarvoor een boekingsvoorstel wordt klaargezet. Hierdoor gaat de verwerking van de administratie aanzienlijk efficiënter.

Documenten verwerken kan in Minox op verschillende manieren

  1. Handmatig boeken
    • Ouderwets handmatig de documenten inboeken is in Minox Online nog steeds mogelijk.
  2. Realtime Scan & Herken (Best value!)
    • Via een robot worden de documenten snel herkend met een steeds hogere herkenningsgraad!
  3. Premium Scan & Herken
    • Via een robot worden de documenten verwerkt, waarna mensen dit werk nog controleren. Hogere kosten en een hogere herkenningsgraad.
  4. Factuurconnectie
    • Haalt facturen op achter inlogportalen zodra deze klaar staan, zodat u dit niet meer hoeft te doen. Alle facturen in de administratie.

In het kort:

  • Scan & Herken facturen realtime
  • Uniek in Nederland
  • Realtime herkenning voor slechts € 0,10 per document
  • Ook voor “schoenendoos-ondernemers”
  • Hogere efficiëntie, betere kwaliteit en meer overzicht

Wil je weten hoe Scan & Herken werkt in Minox Online? Kijk dan de video hiernaast.

Bonnen en facturen aanleveren

Bonnen en facturen kunnen direct ingestuurd worden naar Minox
  • Bonnen en facturen kun je insturen naar Minox via email of upload
  • Per administratie kun je kiezen voor realtime herkenning of premium herkenning (of een combinatie). Het voordeel van realtime herkenning is dat er direct na insturen een boekingsvoorstel klaarstaat. Daarnaast is realtime herkenning lager geprijsd dan premium herkenning. Het voordeel van premium herkenning is dat als er gegevens niet automatisch herkend worden, deze toch nog worden aangevuld. Het duurt dan wat langer voordat er een boekingsvoorstel klaarstaat (vrijwel altijd wel binnen 2 uur en altijd binnen 24 uur), maar de herkenning is dan wel nagenoeg 100%
  • In Minox stel je Scan & Herken in onder Onderhoud > Algemeen > Scan & Herken / UBL
Bonnen en facturen kunnen via de Bizcuit app ingestuurd worden naar Minox
  • Bonnen en facturen kunnen ingestuurd worden naar Bizcuit via email, upload, scan en binnenkort ook via een connectie met het PEPPOL e-facturen netwerk
  • Ondernemers kunnen in de Bizcuit app dus alle bonnen en facturen ontvangen en goedkeuren, waarna er direct in Minox een boekingsvoorstel wordt klaargezet
  • Bizcuit Scan & Herken stel je in onder Instellingen > Administratie > Uitgaand e-mailadres (stel hier je Minox Scan & Herken e-mailadres in)
  • De herkenning in Bizcuit is altijd realtime

De visie van Minox

Minox streeft ernaar om ondernemers en accountants zo efficiënt mogelijk te laten (samen)werken aan de boekhouding. Daarbij willen we een hoge kwaliteit bieden tegen een transparante en scherpe prijs.

Met dit in gedachten hebben we een prijsmodel bepaald met deze doelstellingen als uitgangspunt:

  • Promoten van ‘digitaal (samen)werken’, mogelijk gemaakt door het gebruik van:
    • De Bizcuit ondernemersapp
    • Scan & Herken om efficiënter (samen) te werken, piekbelasting te voorkomen en administraties altijd up-to-date te hebben
  • Transparant, eerlijk en eenvoudig uit te leggen prijsmodel
  • In alle scenario’s zeer competitief geprijsd

Prijzen

Voor het gebruik van Scan & Herken wordt maandelijks bijgehouden hoeveel documenten er herkend zijn. Het maakt daarbij niet uit of aanlevering via Minox of Bizcuit gebeurt. Hoeveel je betaalt hangt af van of je een ondernemers- of accountantsabonnement hebt.

Kort samengevat zijn dit de opties:

 

Realtime Scan & Herken

  • Ondernemers: 50 documenten inbegrepen en vaste lage prijs van 10 cent per extra document
  • Accountants: 100 documenten inbegrepen en scherpe prijs van 10-17 cent per extra document
    • Standaard vaste lage prijs: 17 cent
    • Door Bizcuit in te zetten voor (een deel van) je klanten: 10 cent

Premium Scan & Herken

  • Ondernemers en accountants: 35 cent per document

Factuurconnectie

  • Ondernemers en accountants:  35 cent per document

Hieronder wordt verder uitgelegd hoe Realtime Scan en Herken precies werkt.

Ondernemers

Voor ondernemers die met Minox werken zijn er de abonnementen Connect, Basis, Pro, Xtra en Handel. Bij deze ondernemersabonnementen is 1 Bizcuit gebruiker, en daarmee 50 realtime documenten per maand, inbegrepen. Voor elk extra document betaal je slechts 10 cent.

Als je extra Bizcuit gebruikers afneemt, dan zijn bij elke Bizcuit gebruiker nog eens 50 realtime documenten per maand inbegrepen.

Accountants

Voor accountants die met Minox werken zijn er de abonnementen Accountant Pro en Accountant Xtra:

  • Het Accountant Pro abonnement is kosteloos en heeft daarom ook geen documenten inbegrepen. Je werkt met Accountant Pro samen met klanten die een eigen abonnement hebben en Scan & Herken gebeurt binnen het abonnement van de klant
  • Bij het Accountant Xtra abonnement zijn 2 Bizcuit gebruikers, en daarmee 100 documenten per maand, inbegrepen. Voor elk extra document betaal je 17 cent. Dat is een scherpe prijs, maar het kan nog scherper

Accountants kunnen de prijs van extra documenten verlagen tot slechts 10 cent per document door extra Bizcuit gebruikers voor je klanten in te zetten. Dit werkt als volgt:

Accountants kunnen efficiënter samenwerken met hun klanten door gebruik te maken van de Bizcuit ondernemersapp. Via de Bizcuit app kan de ondernemer onder andere bankrekeningen koppelen aan Minox, betalingen verrichten en documenten scannen en herkennen. De documenten staan vervolgens automatisch met een boekingsvoorstel klaar in Minox.

Bij elke Bizcuit gebruiker zitten 50 documenten per maand inbegrepen. Dus met hoe meer klanten je op deze manier samenwerkt, hoe meer documenten je scherp inkoopt en maandelijks als tegoed krijgt. Bij elke extra Bizcuit gebruiker zijn voor 4,95 euro per maand, naast o.a. bankenkoppelingen, 50 documenten (= effectief nog geen 10 cent per document) inbegrepen, welke je als accountant als tegoed krijgt in die maand voor gebruik bij al je klanten. Het maakt niet uit of er door de klant of de accountant gescand wordt. Het maakt ook niet uit of er in Minox of in Bizcuit gescand wordt. Voor elk extra document buiten het tegoed betaal je 17 cent.

Het model is simpel en wordt voor accountants per maand op totaalniveau berekend:

  • Tegoed = Aantal Bizcuit gebruikers dat hangt aan de accountant X 50 documenten
  • Gebruik = Aantal documenten aangeleverd direct in Minox + Aantal documenten aangeleverd via Bizcuit
  • Te betalen = (Gebruik -/- Tegoed) X 0,17

 

Standaard zijn er al 2 Bizcuit gebruikers inbegrepen bij een Xtra Accountant abonnement, dus je start elke maand sowieso met 100 documenten tegoed. Je kunt dus zonder extra kosten beginnen met scannen en bank koppelen.

In de praktijk komt het er op neer dat als je als moderne accountant voor een deel van je klanten werkt met bankenkoppelingen en Scan & Herken, je daarmee voldoende documenten tegoed hebt om voor je resterende klanten ook zonder extra kosten Scan & Herken te gebruiken. Zo werk je voor gemiddeld slechts zo’n 1,00-4,00 euro per administratie per maand digitaal samen met al je klanten.

In het model kan je als accountants geleidelijk opbouwen. Je kunt, zonder extra kosten, beginnen met Scan & Herken. Vervolgens kan je bij toenemend gebruik van Scan & Herken, opnieuw zonder extra kosten, met meer klanten samenwerken met Bizcuit en banken koppelen. Dat werkt zo:

Voor elke 30 extra documenten kan je zonder extra kosten een Bizcuit gebruiker inzetten:

  • 30 documenten X 0,17 = 5,10 euro
  • 1 Bizcuit gebruiker = 4,95 euro
  • Je hebt dus voor minder geld 50 documenten (ipv 30) én een klant uitgerust met bankenkoppelingen en de Bizcuit app om mee te scannen, betalen, etc.

Business case

Door bankenkoppelingen en Scan & Herken bespaar je zoveel tijd aan het verwerken van administraties dat de prijs van 4,95 euro per extra Bizcuit gebruiker in het niet valt bij de besparing:

Een medewerker van een accountants- of administratiekantoor kost all-in circa 45 euro per uur. Je hoeft dus maar 7 minuten per maand te besparen en je hebt het al ruim terugverdiend. Bankbestanden ophalen en importeren kost al meer dan dat en facturen handmatig inboeken al helemaal.

Anders gesteld:

  • Met Scan & Herken verwerk je 300 facturen per uur. 300 facturen verwerken kost 45 euro (voor de boekhouder) + 30 euro (voor de automatische herkenning) = 75 euro. Dus 0,25 per geboekte factuur
  • Een (snelle) boekhouder verwerkt 60 facturen per uur. 300 facturen verwerken kost 5 x 45 euro (voor de boekhouder) = 225 euro. Dus 0,75 per geboekte factuur
  • Tel uit je winst: bij gemiddeld 40 facturen per administratie per maand bespaar je dus 40 x (0,75 – 0,25) = 20 euro per administratie per maand!

Bijkomende voordelen zijn dat de doorlooptijd van administraties verwerken veel korter is (12 seconden per factuur vs 60 seconden), en dat de bonnen en facturen gekoppeld aan de boeking in Minox aanwezig zijn.

Tenslotte

Uiteraard kan je als accountant ook nog je klanten gebruik laten maken van een eigen ondernemersabonnement. Binnen een ondernemersabonnement betaalt je klant (of jij als je als factuurdebiteur ingesteld staat) altijd de laagste prijs van 10 cent per extra document boven de reeds inbegrepen 50 documenten.

Zeker bij klanten met grotere documentvolumes maakt dit het gebruik van bijvoorbeeld het Minox Connect abonnement aantrekkelijker. De klant krijgt daar een Bizcuit gebruiker bij, inclusief bankkoppelingen en 50 documenten per maand, en voor extra documenten altijd de laagste prijs van 10 cent per document.

Verder lezen over Scan & Herken?

Lees hier 7 tips om ongekend efficiënt te werken in Minox Online.

Meer weten? Bel 085-0643060 of stel je vraag:

Scan en herken informatieaanvraag