Efficiënt samenwerken met scan & herken
Wil je ook een boekhouding tegen lagere kosten en met meer toegevoegde waarde voor jou als ondernemer? Lees dan de onderstaande 7 tips om ongekend efficiënt te werken met Scan & Herken van Minox.
1. Gebruik digitale UBL-facturen
Op het factuurcongres werd laatst gesteld dat het verwerken van een papieren factuur gemiddeld € 10.50 kost, een digitale pdf € 6.00, maar een UBL (= echte digitale factuur) slechts € 1.50. Veel leveranciers rekenen kosten voor het verwerken van een UBL, maar in Minox is dit helemaal gratis. Tip: het is misschien een open deur maar veel ondernemers vergeten al hun leveranciers van wie ze nog papieren facturen ontvangen aan te schrijven om die in het vervolg in PDF of liever zelfs UBL te sturen. Dat is de belangrijkste stap richting een echte digitale administratie
2. Gebruik automatische factuurconnectie
Bij veel grotere bedrijven zoals bol.com, Nuon en Sligro kan de Factuurconnectie van Minox de facturen voor jou ophalen. Je krijgt dan geen facturen meer in de mail: ze worden ’s nachts automatisch opgehaald bij de leverancier. Dit zijn digitale ubl-facturen die zonder extra kosten in Minox wordt ingelezen. Met factuurconnectie koppelt u direct met meer dan 400 leveranciers.
3. Voorkom het handmatig invoeren van bonnetjes
Papieren bonnetjes zijn het meest kostbaar om te verwerken in de administratie. Om dit te ondervangen, biedt Minox in tegenstelling tot de meeste andere aanbieders een premium herkenservice. Premium houdt in dat machine-learning technieken voor het herkennen van facturen en bonnetjes wordt gecombineerd met geautomatiseerde kwaliteitscontroles waarop supervisie wordt toegepast. Hierdoor vindt zelfs bij bonnetjes een 100% volledige herkenning plaats en leert het systeem automatisch van eerdere fouten.
4. Betaal direct vanuit de boekhouding
Het klinkt gek, maar als door Scan & Herken je inkoopadministratie bij is, dan wordt betalen heel gemakkelijk. Minox biedt als enige leverancier in Nederland de mogelijkheid om direct van uit je administratie te betalen met je vingerafdruk. Door te betalen vanuit de boekhouding neemt de kans op fouten af en bespaar je ook kostbare tijd. Tevens weet je ook zeker dat de betalingen tegen de juiste facturen worden afgeboekt waardoor de kosten van het voeren van je administratie ver zullen afnemen.
5. Gebruik interne boekstuknummering
Zorg dat je ook voor inkoopfacturen werkt met een interne boekstuknummering. Dit geeft vaak onverwacht nuttig inzicht in het aantal facturen die je maandelijks verwerkt. Veel leveranciers kunnen werken met maandfacturen. Door het aantal facturen te reduceren, wordt je boekhouding overzichtelijker. En een hoge factuur is niet duurder om te verwerken dan een lage factuur.
6. Verwerk facturen per periode op één dagboekblad
Minox kent speciale functionaliteit waardoor alle facturen direct te controleren en aan te passen zijn vanuit een dagboekblad. Je kunt in Scan & Herken aangeven dat je alle facturen uit één periode ook op één blad verwerkt wilt hebben. Daardoor wordt het controleren een peulenschil.
7. Bekijk facturen en boekingen in splitscreen
Minox biedt op alle relevante plekken de mogelijkheid om de factuur direct naast de boekingen te zien in splitscreen. Makkelijk voor het beheren van je openstaande posten, het bekijken van een grootboekkaart of tijdens het zoeken. Ook heel efficiënt voor het doen van het jaarwerk!
Scan & herken is onderdeel van een breder concept wat vaak robotic accounting, no hands accounting of handsfree accounting wordt genoemd. In een volgende blog gaan we in op hoe je je administratie kunt robotiseren met Minox.
