Er is geen one-size-fits-all prijsmodel voor accountants- en administratiekantoren. In dit blog vertel ik over de verschillende modellen die ik tegenkom bij kantoren. Aan bod komen het uurtje-factuurtje model, het abonnementsmodel en het maatwerkmodel. Ik licht bij elk model toe wat de voor- en nadelen zijn en hoe je de samenwerking en software optimaal laat aansluiten bij het model waar jouw kantoor voor kiest.
1. Uurtje-factuurtje
Het meest bekende model is het traditionele uurtje-factuurtje model. Klanten betalen voor jouw inspanning en de afrekening gaat op basis van de door jou besteedde tijd. De kosten van software zijn soms opgenomen in een opslag op het uurtarief, en soms worden deze één-op-één doorbelast of betalen klanten zelf voor de software.
Voordelen
Voordelen van dit model zijn dat het model eerlijk en uitlegbaar voelt, doordat de klant betaalt op basis van werkelijke uren, en gegarandeerde winstgevendheid, want inefficiënties worden vaak doorbelast aan de klant waardoor het risico ook bij de klant ligt. Vaak is de reden achter dit model echter “omdat we het altijd al zo doen”.
Nadelen
Een nadeel is dat er een uitgebreide administratie per klant nodig is om uren en eventueel doorbelastingen bij te houden. Ook is er sprake van een grotere onzekerheid met betrekking tot het inkomen van het kantoor, doordat deze fluctueren op basis van de vraag c.q. geleverde uren. Ook zien we dat klanten in dit model vaak alleen de noodzakelijke diensten afnemen, dit als kosten beschouwen en niet als investering in hun bedrijf gezien. En uiteraard niet altijd van toepassing, maar toch wel vaak het geval bij kantoren die dit model hanteren: het model houdt vaak inefficiënties in stand, omdat het risico daarvan niet, of beperkt, bij het kantoor ligt. Er is weinig drive om efficiënter te werken en bijvoorbeeld te automatiseren. We zien dat deze kantoren de huidige arbeidskrapte het meest voelen, omdat er vaak beperkter geautomatiseerd is, en daardoor een grotere behoefte is aan capaciteit. Ook zien we als gevolg van een lagere automatiseringsgraad dat talent aantrekken lastiger is; jong talent gaat liever aan de slag bij kantoren die technologie omarmen.
Inrichting van de samenwerking
Voor kantoren die dit model hanteren is een goede urenoplossing van belang (bijvoorbeeld Qics, Simplicate of Teamleader). Voor kantoren die softwarekosten doorbelasten, is het belangrijk dat de gebruikte software laat zien hoe de kosten zijn opgebouwd. Bijvoorbeeld door te laten zien wat de kosten per klant zijn, met daarbij de onderliggende ‘drivers’, zoals het aantal verwerkte documenten. Een andere oplossing is dat de klant zelf voor de software betaalt. Bij Minox is een variant die we vaak zien dat de klant bijvoorbeeld zelf verkoopfacturen maakt en gebruik maakt van het ‘Minox Facturering’ abonnement voor ondernemers (7,95 euro p/m, inclusief factureren, bankkoppelingen en 50 documenten per maand verwerken) en de accountant helemaal niets betaalt voor het gebruik van Minox.
2. Abonnement
Steeds vaker kiezen kantoren voor het abonnementsmodel: De klant betaalt een vast bedrag per maand voor een vaste set diensten, meestal de boekhouding, aangiftes en een jaarrekening. De prijszetting is op basis van geleverde waarde, waarbij bij de prijszetting rekening wordt gehouden met vergelijkbare prijzen in de markt. Hierbij zien we dat die prijzen doorgaans verschillen per regio, branche, omvang van de administratie en uiteraard de scope van de inbegrepen werkzaamheden. Het loont dus om even een marktonderzoekje te doen bij het bepalen van de prijszetting. Voor extra werkzaamheden geldt vaak ook een vaste prijs, en voor minder standaard werkzaamheden geldt over het algemeen een uurtarief. De kosten van gebruikte software zijn opgenomen in de vaste prijzen. Ook wordt er steeds vaker voor gekozen dat de klant zelf voor de software betaalt, zoals in het eerder genoemde voorbeeld waarin de klant Minox Facturering afneemt en de accountant helemaal niets betaalt.
Voordelen
Voordelen zijn dat de klant precies weet wat de prijs per maand is, wat zorgt voor gemakkelijker verkopen. Ook voorkomt het discussie over de factuur. Ook voor het kantoor geldt dat de inkomsten veel stabieler zijn, wat rust geeft en bijvoorbeeld risico van verminderde inkomsten bij ziekte van een medewerker reduceert (uiteraard moet je als kantoor nog wel de beloofde dienst kunnen leveren). Een ander voordeel is dat het kantoor haar marge kan vergroten door efficiënter te werken. Door effectieve inzet van technologie neemt de winst voor het kantoor toe. Daarnaast kan het kantoor op die manier met dezelfde capaciteit meer klanten bedienen, of meer tijd besteden aan bestaande klanten, bijvoorbeeld met adviesdiensten. Dit zorgt voor hogere verwaarding van uren. Daarnaast ervaart de klant meer waarde, waardoor een betere klantbinding ontstaat en daarmee beter klantbehoud. Met het abonnementsmodel kan het kantoor haar verdienmodel steviger toekomstvast maken. Het kantoor wordt immers winstgevender en concurrerender.
Nadelen
Nadelen zijn dat eventuele inefficiënties voor rekening komen van het kantoor, maar omdat het abonnement vaak enkel voor standaard diensten geldt, is dit risico beperkt. In de standaard diensten zitten immers beperkt verrassingen. Het is wel aan te raden om afspraken te maken met de klant over de omvang van de administratie, bijvoorbeeld het maximaal aantal banktransacties, facturen en/of vragen, om grip te houden op de marge. Maak ook afspraken over bijvoorbeeld tijdig aanleveren, en maak het vooraf bespreekbaar wat de consequenties zijn als die afspraken niet gehaald worden.
Inrichting van de samenwerking
In de samenwerking is het van belang om goed af te stemmen met je klant wat er precies wel en niet binnen de dienstverlening valt. Zo voorkom je verassingen. Ook is het aan te raden om afspraken te maken over de manier van samenwerken. Dit betekent bijvoorbeeld afspreken dat alle bonnen en inkoopfacturen uiterlijk binnen een week na maandeinde worden aangeleverd, en dat verkoopfacturen digitaal gemaakt worden in de boekhoudsoftware, binnen het abonnement van de klant, of in een gekoppelde facturatie-oplossing. Spreek ook af dat de bankkoppeling actief wordt gehouden, dus dat de toestemming elke keer binnen 180 dagen door je klant verlengd wordt in het geval van PSD2-koppelingen. Je klant krijgt tijdig een herinnering om de toestemming te verlengen. Daarnaast kan je in Minox bijvoorbeeld vanuit het Accountancy Dashboard eenvoudig mailtjes versturen naar je klant met het verzoek de bankkoppeling te verlengen, vraagposten te beantwoorden, of rapportages naar je klant te sturen. Als bonnen, facturen en banktransacties doorlopend binnenkomen en Minox wordt gebruikt als boekhoudpakket, dan heeft jouw klant ook altijd actueel inzicht. Minox verwerkt deze gegevens namelijk realtime, dus direct bij aanlevering. Zo kan de administratie actief gebruikt worden voor besluitvorming, debiteurenbeheer en betalen.
Je kunt de standaard dienstverlening ook uitbreiden met extra diensten, zoals debiteurenbeheer, incasso’s uitvoeren en/of periodiek betaalopdrachten aanmaken die je klant eenvoudig via de Bizcuit ondernemersapp kan uitvoeren. Zo ontzorg je je klant maximaal. Door de ondersteuning door de software heb je er beperkt extra werk aan en lever je veel toegevoegde waarde.
Veel kantoren kiezen ervoor om de klant te voorzien van een abonnement met daarin factureren (zie ook eerder in dit blog). Als Minox gebruikt wordt als boekhoudpakket, dan betaalt het kantoor niets als alle klanten Minox Facturering gebruiken. De softwarekosten zijn dan slechts 8,50 euro per maand, inclusief bankkoppelingen en documenten verwerken!
3. Maatwerk
De derde variant is het maatwerkmodel. In dit model wordt met elke klant gekeken wie precies wat doet, welke waarde er geboden wordt aan de klant, en wat een passende prijs is voor deze maatwerkdienstverlening. Dit model past bij kantoren die grotere, of complexere, klanten bedient. Bij deze klanten is het lastiger om vooraf in te schatten hoeveel werk er nodig zal zijn om de klant goed te bedienen. Dergelijke klanten geven doorgaans ook niet de voorkeur aan standaard dienstverlening. Een kantoor kan ook een mix hebben van klanten, waarbij sommige wel in het abonnementsmodel passen, anderen liever uurtje-factuurtje afrekenen, en weer anderen liever een combinatie van beiden willen.
Voordelen
Het grote voordeel van dit model is dat klanten bij wie standaard dienstverlening niet past, toch gebruik kunnen maken van een model waarin niet alle werkzaamheden uurtje-factuurtje gaan. Er kan bijvoorbeeld een vaste prijs worden afgesproken voor het voeren van de boekhouding, met daar bovenop een vaste of variabele meerprijs voor bijvoorbeeld vragen, adviezen, of het boeken van complexe facturen (denk bijvoorbeeld aan het boeken van uitgebreide inkoopfacturen op regelniveau in de agrisector).
Nadelen
Een nadeel van dit model is dat het voor het kantoor extra werk oplevert om voor verschillende klanten op verschillende manieren de administratie en facturatie te doen. Ook deze ‘overhead’ heeft een prijs. Daarom wordt dit model vaak gezien als een ‘premium’ model waarin dus maatwerk mogelijk is, maar de klant wel iets meer betaalt om dat mogelijk te maken.
Inrichting van de samenwerking
Goede software voor de administratie en facturatie van werkzaamheden per klant is belangrijk in dit model. Daarnaast wil je dat je in het boekhoudpakket in kunt richten wie wat doet. Wil je klant bijvoorbeeld zelf inkoop- of bankboekingen controleren, de vaste activa bijhouden, of de btw-aangifte doen? In Minox is dit geheel naar wens in te richten. Van de variant waarin de klant het liefst niets met de boekhouding van doen heeft, tot de klant die graag alles zelf doet, maar het wel prettig vindt als er nog een deskundige meekijkt. Ook kunnen klanten die net iets meer nodig hebben uit de voeten met Minox doordat er gekoppeld kan worden met een verscheidenheid aan andere oplossingen, zoals webshops, kassasystemen en alle veelgebruikte branchepakketten. Je kunt dus als kantoor al je klanten bedienen met Minox. Voor de klanten die buiten de standaard dienstverlening vallen, bepaal je samen met je klant welk prijsmodel bij de betreffende dienstverlening hoort. Zo lever je maatwerk dat precies aansluit bij de wensen van jouw klant.
Arno Douze
___
Wil jij ook de samenwerking met jouw klanten optimaal inrichten?
Arno is Sales Manager bij Minox. Hij is reeds 17 jaar actief in de sector, heeft in die tijd met zo’n 1000 kantoren gesproken. Hij deelt zijn ervaring graag in een gesprek. Neem contact met Arno op via arno.douze@minox.nl en hij gaat graag het gesprek aan over welk model past bij jouw kantoor en hoe je de samenwerking met je klant optimaal daarbij kunt laten aansluiten.