De toekomst van Minox
De cloud is disruptief in hoe software businessprocessen kan ondersteunen. Ondernemingen kiezen niet meer één totaalpakket, maar een set van applicaties die hen past. Dankzij nieuwe technologieën zijn die applicaties steeds eenvoudiger te integreren. Zo wordt samenwerken binnen en tussen ondernemingen veel efficiënter. Voor accounting betekent dit bijvoorbeeld dat ondernemers en hun accountants tegelijk in een administratie kunnen werken. Of dat KvK-gegevens automatisch opgehaald worden, facturen digitaal verstuurd en ontvangen worden (UBL), de Btw-aangifte digitaal verzonden wordt, en uitwisseling met de bank geautomatiseerd plaats vindt (transacties, betalingen en incasso’s).
Wij zien de toekomst van Minox als een platform dat op basis van gebruikerswensen te configureren is, dat geïntegreerd kan worden met andere applicaties (zoals ERP, CRM, e-commerce en branchetoepassingen) en dat eenvoudig te koppelen is met aanvullende oplossingen (zoals bijvoorbeeld kassa-, salaris- en rapportagesoftware). Minox biedt zo een accountingoplossing die naadloos in het software ecosysteem van elke onderneming te integreren is.
Minox, het hart van uw software ecosysteem
Robotic Accounting
Door systemen te integreren en informatie digitaal uit te wisselen, ontstaan enorme kansen. Automatisering vindt dan niet meer alleen plaats binnen ondernemingen, maar over de gehele keten. Zo wordt een steeds grotere hoeveelheid data toegankelijk, welke met nieuwe technologieën ook beter te benutten is. Een voorbeeld is dat boekingen geautomatiseerd worden op basis van ‘wisdom of the cloud’, ofwel als er voldoende kritische massa is om een gebeurtenis op een bepaalde manier te boeken, dan kan de afhandeling op die manier geautomatiseerd plaatsvinden. Hierdoor wordt Robotic Accounting werkelijkheid, en wordt het sturen op uitzonderingen de standaard manier van werken. Ook kunnen controles preventief en geautomatiseerd plaatsvinden. Blockchain technologie zal hier naar verwachting straks een belangrijke rol in gaan spelen.
Accounting Connected
Wij noemen dit Accounting Connected. Met andere woorden; de administratie is online verbonden met andere onderdelen binnen de onderneming en binnen de keten. Gebeurtenissen vinden realtime hun weerslag in de administratie en de verschillende stakeholders hebben direct inzicht in voor hun relevante zaken. Hierbij wordt financiële en operationele data gecombineerd in overzichtelijke dashboards.
Accounting Connected betekent ook dat samenwerking veel efficiënter gefaciliteerd wordt. Bijvoorbeeld de samenwerking tussen ondernemer en accountant, welke in de cloud allemaal tegelijk in dezelfde administratie kunnen werken.
Een ander voorbeeld van Accounting Connected is dat processen veel meer ‘mobile enabled’ zullen zijn. Voor een ondernemer betekent dit bijvoorbeeld dat alle routine taken op de smartphone afgehandeld kunnen worden. Bijvoorbeeld:
✓ Uren schrijven
✓ Factureren
✓ Scan & Herken
✓ Betalen (incl. onderliggende facturen raadplegen en procuratie)
✓ Raadplegen openstaande posten, bankinformatie, financiële situatie
De pre-PSD2 service van Minox zal in 2017 het autoriseren van betalingen en incasso’s via een app mogelijk maken. Een primeur in Nederland, want bij andere boekhoudpakketten is het altijd nog nodig om in te loggen in internetbankieren van bijvoorbeeld de Rabobank, ING of ABN Amro, om daar vervolgens nog de opdracht te autoriseren.
De rol van de accountant
Voor de accountant betekent dit dat er een rol ontstaat om ondernemingen te ondersteunen in deze ontwikkelingen. Het betekent ook dat de samenwerking met klanten verandert. We zien een belangrijke rol voor de accounting in het samen met de klant vormgeven van deze samenwerking. Het kunnen leveren van maatwerk aan klanten om optimaal waarde toe te voegen voor de klant is een belangrijke factor in de propositie van de accountant.
Zelf doen of uitbesteden?
De administratie is niet bepaald een populair onderdeel van het ondernemerschap. Het wordt vaak gezien als kostenpost. De ondernemer maakt de afweging: zelf doen of uitbesteden? Zeker voor de kleinere ondernemer is het aantrekkelijk om te besparen op een accountant of boekhouder door zelf voor een paar euro per maand aan de slag te gaan met een boekhoudpakket waarmee alles mogelijk lijkt.
Laagdrempelige en betaalbare boekhoudsoftware
Met de komst van laagdrempelige boekhoudsoftware wordt de ondernemer gefaciliteerd om zijn complete boekhouding op een betaalbare manier zelf te doen. Het is daarbij fantastisch dat er steeds meer geautomatiseerd kan worden. Zeker met de komst van de cloud zijn er legio nieuwe mogelijkheden ontstaan. Denk aan functionaliteiten zoals online factureren, scan & herken, automatisch facturen ophalen en koppelingen met banken, webshops, etc.
De ondernemer is aanvankelijk in de veronderstelling dat hij met zijn nieuwe software zijn administratie geheel zelfstandig kan voeren. Hij lijkt in eerste instantie voordeliger uit te zijn.
De weerbarstige praktijk
De praktijk blijkt echter een stuk weerbarstiger. Eenmaal aan de slag valt het de ondernemer toch behoorlijk tegen. Geheel zelfstandig de administratie voeren is vaak een brug te ver. Hij stuit op diverse vragen: Hoe richt ik mijn administratie in? Wat doe ik met mijn onderhanden werk? Hoe lees ik een balans? Hoe interpreteer ik de verlies- en winstrekening? Ook de Btw-aangifte en deponeringen roepen vragen op. Dit zijn maar een paar voorbeelden van de vele vragen welke bij de ondernemer ontstaan zodra hij zelfstandig met zijn boekhouding aan de slag is gegaan. In veel gevallen beslist de ondernemer om dan toch alsnog toenadering te zoeken tot een accountants- of administratiekantoor. Dit verklaart ook waarom circa 50% van de ondernemers reeds zelf de keuze heeft gemaakt voor een boekhoudpakket, voordat hij bij een kantoor binnenkomt.
Zwart/wit keuze?
De keuze voor een ondernemer om met of zonder accountant te werken is echter minder zwart/wit. Het is meer de vraag wat de ondernemer wel zelf wil doen, en wat niet. Wat betekent dit dan voor hem? Dit betekent samenwerken. Dit betekent ook dat er een goede inventarisatie gemaakt moet worden door een accountant- of administratiekantoor, waarbij samen bepaald wordt wat de ondernemer wel en niet zelf wil (en kan) doen. Immers iedere ondernemer heeft zijn eigen processen, wensen, prioriteiten en ook een bepaalde mate van boekhoudkundige kennis in huis.
Samenwerking op maat
Een op maat afgestemde samenwerking met een accountant of boekhouder, gecombineerd met de juiste software die dat ondersteunt, is een opkomende trend. De accountant stemt zijn diensten af op de specifieke wensen van zijn klant. De (cloud) software biedt het platform waarop zowel de ondernemer als de accountant acteert.
Samen
Hoe een dergelijk platform en de samenwerking tussen de accountant en de klant er uit kan zien, is weergegeven in onderstaand schema.
Voor de accountant is het belangrijk om duidelijk te communiceren naar zijn klanten welke samenwerkingsvormen mogelijk zijn. Maar let op, dit is een continu proces. Door de snelle technologische ontwikkelingen en verdere digitalisering van informatie, ontstaan nieuwe kansen. Ook groeien ondernemingen door, waardoor ook nieuwe behoeften ontstaan, zoals koppelen met ERP- of CRM-software. Het is daarom van belang dat de accountant hierop anticipeert en regelmatig de mogelijkheden met de ondernemer blijft bespreken.
Samenvattend is het niet zozeer de vraag voor een ondernemer ‘doe ik mijn administratie zelf of besteed ik deze uit?’ Het is meer de vraag ‘wat wil en kan ik zelf doen en wat brengen de huidige technologische ontwikkelingen voor mogelijkheden met zich mee?’. De klant blijft koning en wordt gefaciliteerd, de accountant adviseert, automatiseert en levert maatwerk.
Minox
Hessel Kuik
Algemeen Directeur
hessel@minox.nl
