Wilt u met meerdere gebruikers tegelijkertijd On-line werken, dan kunt u uit te breiden met MINOX-Extra gebruiker. U kunt vooraf aan ons opgeven welke rechten deze gebruiker heeft, zowel ten aanzien van de administratie als het programma.

Vanuit MINOX kunt u automatisch betaalopdrachten klaarzetten. U vervaardigt, op basis van de reeds aanwezige openstaande posten, een betalingsvoorstel van de vervallen posten. Dit voorstel kan naar behoefte worden aangepast en (opnieuw) worden afgedrukt. Vervolgens worden de betaalopdrachten door middel van uw bankprogramma uitgevoerd. De betaalde posten worden volledig automatisch in de administratie verwerkt.

De elektronische dagafschrift-informatie van uw bank kan automatisch worden gekoppeld met uw MINOX-administratie. Periodiek haalt u met behulp van de telebank-programmatuur van uw bank de elektronische dagafschriftinformatie op.

Op basis van de gegevens in dit dagafschriftenbestand doet MINOX u met behulp van een uitgebreide 'herkenningsprocedure' een voorstel tot verwerking van de debiteuren- en crediteurenbetalingen in uw administratie. Wijzigingen in het voorstel kunnen uiteraard worden doorgevoerd. De definitieve verwerking van de bankmutaties is een automatisch proces dat snel verloopt.

Met deze module kunt u vorderingen op debiteuren, die voor incasso in aanmerking komen, automatisch incasseren. Vanuit de openstaande posten van debiteuren in MINOX kan een incassobestand worden aangelegd, dat u ter incasso aan de bank aanbiedt. Tevens wordt de administratie direct bijgewerkt. De betaaltermijn van uw debiteuren wordt met MINOX-Incasso drastisch bekort.

Om een snelle en eenvoudige controle in een financiële administratie uit te kunnen voeren, heeft de Belastingdienst AuditFile ontwikkeld. Met behulp van MINOX-AuditFile wordt een bestand aangemaakt met daarin, op een uniforme wijze, een samenvatting van de grootboekmutaties. Ook de nieuwe industriestandaard XML is geïmplementeerd voor MINOX-AuditFile.

De voordelen van deze elektronische aanlevering van gegevens zijn duidelijk:

• Gemakkelijk kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
• Minder administratieve lasten.
• Eenvoudig een deel van de boekhouding aanleveren bij controles door de Belastingdienst.
• Een kortere doorlooptijd (en minder vragen) bij controles.

Deze module wordt met name door accountantskantoren gebruikt om te controleren of de frequentie van de cijfers in een administratie berust op realiteit. Door middel van een formule kan worden berekend of een bepaald getal (cijferopstelling) vaker voorkomt dan door middel van het toeval kan worden verwacht. De resultaten worden gepresenteerd in een frequentiestaat.

De module Uitwerking kolommenbalans biedt veel tijdbesparing bij de voorbereiding van de (tussentijdse) rapportage. Dit professionele hulpmiddel is niet alleen bedoeld voor accountantskantoren, maar ook voor boekhouders en administrateurs.

Kolomsgewijs worden in een rekenblad de grootboekrekeningen en de saldi getoond. Per grootboekrekening legt u voorafgaande journaalposten en de bijbehorende aantekeningen vast. Middels zogenaamde verwijzingen kunt u het saldo van een rekening automatisch laten overboeken naar een andere grootboekrekening. Het resultaat van deze mutaties wordt direct zichtbaar op het scherm maar heeft (nog) geen invloed op de administratie. U kunt snel inzoomen op de mutaties van het grootboek. Vanuit de gecorrigeerde cijfers kunt u vele overzichten afdrukken zoals een kolommenbalans, W&V-overzicht en balans. Ook van de vjp's, verwijzingen en aantekeningen kunt u een verslag vervaardigen.

Bovendien kunt u naar keuze de journaalposten verwerken in de administratie. Accountantskantoren kunnen de vjp's klaarzetten voor verwerking bij de cliënt. MINOX biedt u de mogelijkheid om in een nieuw boekjaar de voorafgaande journaalposten, verwijzingen en aantekeningen van het voorgaande jaar over te nemen. Behalve een aanzienlijke tijdwinst biedt deze functie ook vanuit andere oogpunten diverse controlemogelijkheden.

U kunt in een consolidatie-administratie de grootboeksaldi van meerdere bedrijven cumuleren. De geselecteerde bedrijven worden in een consolidatieschema opgeslagen. Dit maakt het uiterst eenvoudig om bijvoorbeeld de dochterbedrijven periodiek te consolideren.

Meerdere consolidatieschema's kunnen naast elkaar worden gebruikt. Door middel van een factor kunt u administraties van verschillende valuta converteren naar een basisvaluta. Ook kan het deelnamepercentage van een dochteronderneming worden gehanteerd. Van de cijfers kunt u vele financiële overzichten vervaardigen zoals een kolommenbalans, W&V-overzicht en balans. Ook tijdens het lopende boekjaar kan geconsolideerd worden, doordat bij de rapportage tot en met een gewenste periode geselecteerd kan worden.

Met MINOX-Vaste activa voert u een volledige activaregistratie, die gekoppeld is aan de financiële administratie van MINOX. Tal van gegevens kunnen per activum worden vastgelegd, zoals aanschafwaarde, restwaarde, afschrijvingspercentage en afschrijvingsmethode. Bovendien produceert deze aanvullende module periodieke journaalposten met betrekking tot de afschrijvingen, die volledig automatisch in de financiële administratie van MINOX worden verwerkt. Vanuit de activaregistratie kunt u de gegevens raadplegen en verschillende overzichten vervaardigen.

Met MINOX-Import kunt u externe gegevens van andere applicaties importeren in een MINOX-administratie. Daartoe dient eerst een script (procedure) te worden vastgelegd, waarin de specificatie van de te importeren gegevens is opgeslagen. Per bestand kan worden aangegeven welke rubrieken in welke volgorde moeten worden geïmporteerd.

Meerdere scripts kunnen worden vastgelegd. MINOX kan ASCII-bestanden importeren ten behoeve van grootboek, debiteuren, crediteuren, artikelen en journaalposten. Tijdens de import vinden tal van controles plaats.

Met deze module bent u in staat om de journaalposten vanuit een salarisprogramma (zoals Lopac, WinSalar, Microloon en LogiSal) in te lezen in MINOX. De mutaties worden volledig automatisch verwerkt in de financiële administratie van MINOX.

Met behulp van een wizard maakt u in een paar stappen een exportbestand. In een script legt u vast welke informatie u uit specifieke MINOX-bestanden wilt exporteren. MINOX creëert een bestand (ASCII-formaat) dat geschikt is voor diverse externe applicaties zoals Microsoft© Word en Excel.

MINOX-Export Plus biedt u uitgebreide en geavanceerde sorteer- en selectiecriteria. Enige kennis van databasetechnieken wordt verondersteld.

Deze uitgebreide module biedt de mogelijkheid tot het vastleggen van offertes en verkooporders. Alle stadia die een order kan doorlopen worden in MINOX ondersteund: offerte, orderbevestiging, pakbon, gereedmelden, afleverbon en factuur. Automatisch kan een backorder worden gegenereerd van nog te leveren artikelen.

Om uw logistieke processen volledig te beheersen biedt MINOX-Inkooporderadministratie uitkomst. U kunt inkooporders registeren die u bij uw leveranciers plaatst en u kunt deze afdrukken of direct e-mailen. Bij binnenkomst van de goederen worden de inkooporders gecontroleerd en afgemeld. De voorraad wordt direct bijgewerkt.

Factureert u periodiek bijvoorbeeld abonnementen, huren of contributies dan biedt MINOX-Periodieke facturering u de oplossing. U kunt de frequentie instellen (bijvoorbeeld per week, maand of kwartaal) en de start- en einddatum. Het periodiek factureren gaat automatisch. Afhankelijk van de frequentie en laatste factuurdatum worden de facturen afgedrukt en verwerkt in de financiële administratie. Tevens worden de statistieken bijgewerkt. Per factuurgang kunnen vijf openingstekstregels worden gehanteerd.

De prijzen van bijvoorbeeld abonnementen en huren kunnen automatisch worden gewijzigd. Met de functie Indexeren heeft u de mogelijkheid de bedragen met een percentage te verhogen of te verlagen en vervolgens op verschillende manieren te laten afronden. Ook kan het bedrag in absolute zin worden gewijzigd en worden herrekend.

MINOX-Voorraadadministratie bewaakt uw voorraadstromen. Voorraadinformatie vindt u in de vorm van diverse overzichten, zoals voorraadpositie, voorraadhistorie en voorraad in de tijd.

Enkele eigenschappen:

• Voorraadwaardering volgens Vaste Verreken Prijs of Gemiddelde Inkoop Prijs.
• Registratie van in- en uitgaande goederenstromen.
• Automatische bewaking van de voorraad tijdens orderinvoer en facturering.
• Besteladvies op basis van minimum- en maximumvoorraad.
• Diverse voorraadoverzichten en opvraagprogramma's.

Deze module maakt het mogelijk om aan artikelen of diensten een reeks (onderliggende of bijbehorende) artikelen te koppelen in de vorm van een Samengesteld artikel. Dit is bijzonder efficiënt bij onder andere recepturen, verwijderingsbijdrage en emballage.

Een samengesteld artikel kan in MINOX op twee manieren worden gedefinieerd.

Artikel-explosie
Bij het intoetsen bij de verkooporder (of -factuur) van het hoofdartikel zullen automatisch alle subartikelen worden opgehaald en het staat de gebruiker toe om op de samenstelling wijzigingen aan te brengen. Op alle documenten (zoals orderbevestiging, pakbon, afleverbon en factuur) worden alle artikelen (zowel hoofd- als subartikel) afgedrukt.

Stuklijst
Deze variant is met name bedoeld voor productiebedrijven. Door het gebruik van het hoofdartikel zullen de subartikelen “onderhuids” worden opgehaald. De samenstelling kan niet gewijzigd worden. Op de Productielijst zullen alle artikelen (zowel hoofd- als subartikel) worden afgedrukt. Op de afleverbon en factuur zal alleen het hoofdartikel worden afgedrukt. Bij deze variant kan ook gebruik gemaakt worden van Boeken gereed product. Bij beide varianten zal de voorraad van de subartikelen automatisch worden gemuteerd.
De module MINOX-Samengestelde artikelen werkt ook samen met de modules MINOX-Prijs en kortingsafspraken en MINOX-Extra artikelomschrijvingen.

Kunt u mij een kopiefactuur sturen? Ik heb een vraag over de factuur van vorige maand. Hanteert u nog dezelfde condities als de vorige keer?

Wie herkent ze niet. Vragen over facturen, van gisteren, een paar weken geleden of van vorig jaar. De module MINOX-Factuurhistorie biedt u de mogelijkheid om snel een factuur op te zoeken en op het beeldscherm te bekijken. Uiteraard kunt u een of meerdere facturen (nogmaals) afdrukken.

In een lijst worden alle facturen getoond. U bepaalt zelf welke informatie van de factuur in deze lijst getoond moet worden. Ook kunt u een selectie maken op debiteur, factuurdatum en factuurbedrag.

Tevens biedt deze module de mogelijkheid om tijdens het raadplegen van de verkoophistorie van de debiteur of van het artikel de factuur in te zien (en opnieuw af te drukken).

Het gebruik van afkortingen of cryptische artikelomschrijvingen maakt een factuur slecht leesbaar. Denk bijvoorbeeld eens aan de technische specificaties van een product of de toepassingsmogelijkheden, die u helder wilt formuleren. Maak uw product of dienst duidelijk leesbaar. Met de module MINOX-Extra artikelomschrijvingen kan men aan ieder artikel tot maar liefst 99 regels extra omschrijvingen koppelen. De gebruiker heeft de keuze tussen korte of lange omschrijvingen (50 of 100 posities tekst) per regel.

Tijdens het maken van een factuur worden extra artikelomschrijvingen automatisch ingevoegd. Vervolgens kunnen deze regels naar wens nog worden gewijzigd of (deels) verwijderd.

Het spreekt voor zich dat het hanteren van de afgesproken prijzen, tussen u en uw afnemer, van groot belang is. De module Prijs- en kortingsafspraken biedt de mogelijkheid om complexe prijs- en kortingsafspraken vast te leggen. Bij het factureren wordt automatisch de juiste prijs en/of korting gehanteerd. U kunt op dat moment met een toetsdruk alle afspraken raadplegen en indien gewenst een wijziging op het voorstel uitvoeren.

U kunt uw afspraken op verschillende niveaus vastleggen. Hierin onderscheiden wij de volgende combinaties:

• een debiteur met een artikel
• een debiteur met een artikelgroep
• een debiteur met alle artikelen
• een debiteurengroep met een artikel
• een debiteurengroep met een artikelgroep
• een debiteurengroep met alle artikelen

Als meerdere combinaties van toepassing zijn geldt altijd de meest individuele afspraak. U kunt de debiteuren in twee verschillende groepen vastleggen ten behoeve van de prijsafspraken en de kortingsafspraken.

Kortingen kunnen zowel in bedragen als in percentages gestaffeld worden vastgelegd. U kunt dan voor relaties die grotere aantallen afnemen, andere kortingen of prijzen hanteren.

Speciaal voor het telefonisch of aan de balie opvragen van gemaakte afspraken is er een mogelijkheid om snel voor een specifieke debiteur en een specifiek artikel de korting en prijs te kunnen raadplegen.

De aanvullende module MINOX-BTW Verlegd is onmisbaar als uitbreiding op de facturering indien er sprake is van de Verleggingsregeling voor aannemers en onderaannemers. Een debiteur kan zowel zonder BTW worden gefactureerd (zijnde BTW verlegd), als gewoon met BTW indien de verleggingsregeling voor een bepaalde transactie niet geldt.

Naast BTW verlegd speelt ook de ketenaansprakelijkheidsregeling. Hierbij kennen we het gebruik van een geblokkeerde rekening (G-rekening). Een vastgesteld percentage over het zogenaamde loonwerk dient gestort te worden op de G-rekening. In MINOX kan dit percentage en het bankrekeningnummer ten behoeve van de G-rekening worden vastgelegd. Tevens definieert men de zogenaamde loonwerk-artikelen. MINOX berekent en MINOX-BTW verlegd biedt een oplossing voor zowel de verleggings- als de ketenaansprakelijkheidsregeling.

Welke debiteuren zijn belangrijk voor u? In welk rayon behaalt u de meeste winst? Heeft een vertegenwoordiger een voorkeur voor een bepaald artikel?

In de standaard uitvoering van MINOX-Facturering zijn statistieken opgenomen die inzicht verschaffen in de omzetstatistieken per debiteur/artikel en per artikel/debiteur. De module MINOX-Statistieken geeft u nog meer gerichte statistische informatie. De extra statistieken geven inzicht in de verkochte aantallen, in- en verkoopwaarde en de brutowinst zowel in bedragen als in percentages.

De top 25-lijsten van debiteuren en van artikelen geven u snel inzicht in de belangrijkste relaties en de meest gewilde artikelen. U kunt aangeven of de lijst gesorteerd moet worden op verkoopbedragen of op aantallen. De informatie wordt ook grafisch weergegeven.

Bedrijven, die artikelen hebben ondergebracht in meerdere magazijnen, maar ook bijvoorbeeld in de auto’s van vertegenwoordigers of monteurs, kunnen de voorraad hiervan nu eenvoudig met MINOX-Meerdere magazijnen registreren.

Deze module, als aanvulling op MINOX-Voorraadadministratie, kan snel in gebruik worden genomen door eerst het Hoofdmagazijn’ te definiëren. MINOX plaatst dan automatisch de voorraad van alle artikelen in het ‘Hoofdmagazijn’. Bij het maken van de in- en verkooporder of de (directe) factuur wordt om het magazijn gevraagd. MINOX toont de voorraadpositie van het artikel in alle magazijnen, waarna snel een keuze gemaakt kan worden.

Bij het opvraagscherm heeft u per artikel direct inzicht in de voorraadpositie per magazijn. Dit kan ook door het opvragen van de artikelen. De voorraad van een artikel kan eenvoudig worden overgeboekt van het ene naar het andere magazijn. De voorraadoverzichten ‘Historie’ en ‘In de tijd’ kunnen de mutaties per magazijn weergegeven.

Deze module kan worden gecombineerd met MINOX-Samengestelde artikelen. De componenten worden automatisch afgeboekt van het voorgedefinieerde magazijn

Steeds meer bedrijven en overheidsinstellingen moeten zowel de herkomst als de bestemming van een batch, serie of partij kunnen verantwoorden. Met MINOX-Batchnummers worden alle batches per artikel geregistreerd. Bekende voorbeelden zijn vloerbedekking, behang maar ook voedingsmiddelen met een houdbaarheidsdatum. Voor chemicaliën en geneesmiddelen is het verplicht om de herkomst en bestemming te registreren om daarmee een bepaalde partij te kunnen achterhalen. Vragen zoals: “Welke klanten hebben drie maanden geleden dezelfde batch gehad? Wanneer en bij wie hebben wij deze partij ingekocht?”, kunnen met MINOX-Batchnummers in combinatie met MINOX-Factuurhistorie snel en eenvoudig worden beantwoord.

Dezelfde module kan ook worden ingezet voor het vastleggen van serienummers. Bijvoorbeeld voor computers of consumentenelektronica om te beoordelen (bij reparaties en gebreken) of de garantietermijn reeds is verstreken.

MINOX-Batchnummers is flexibel van opzet en biedt de mogelijkheid om snel een batch aan te maken tijdens de goederenontvangst. U houdt altijd overzicht over de artikelen, die u op voorraad heeft. Daarbij wordt per batch zowel de technische- als de economische voorraad bijgehouden. Opvragen Voorraad toont automatisch van de artikelen met batches uitgebreide informatie. Ook bij het opvragen van het artikel kunt u de voorraadposities raadplegen. De batchcode kan worden afgedrukt op de inkoopdocumenten (inkooporder en -factuur) en de verkoopdocumenten (pakbon, afleverbon en factuur).