Minox

Menu

Betalen vanuit je Administratie

31-10-2022

Betalen vanuit je administratie wordt betalen vanuit de App

Het aanbieden van factuurbetaling als een dienst is een eenvoudige  manier om het serviceaanbod van jouw administratiekantoor uit te breiden en beter in te spelen op de behoeften van jouw klanten. Het kan je helpen je klanten eenvoudiger inzicht te geven in hun financiële administratie en hen een handmatige administratieve taak uit handen te nemen!

Het betalen van facturen voor je kleine zakelijke klanten kan echter een tijdrovend proces zijn, vooral wanneer je dit op traditionele wijze uitvoert. Veel accountants en boekhouders beschouwen het betalen van facturen als een lage waarde en tijdrovend, waardoor het nu niet als dienst wordt aangeboden.

Met enige standaardisatie en de juiste technologie kan het betalen van facturen echter onderdeel worden van jouw service, waardoor je en jouw klanten een aantal voordelen kunnen ervaren. Laten we wat dieper ingaan op de ‘hoe’ van het betalen van facturen en hoe je het hele proces efficiënter kunt maken.

Waarom facturen betalen als een service aanbieden?

In de kern is het betalen van facturen een eenvoudig concept. Elke keer dat een bedrijf een leverancier moet betalen – voor goederen, huur, nutsvoorzieningen, etc. wordt er een factuur ontvangen. Deze facturen hebben betalingsvoorwaarden, die gepaard kunnen gaan met boetes voor te late betalingen.

Facturen betalen is het proces van het ontvangen van een factuur, verwerken van een factuur in de financiële administratie. Vervolgens het toewijzen bankrekening om de factuur te betalen. Daarna wordt de betaling aangemaakt om de leverancier rechtstreeks betalen of ervoor zorgen dat de leverancier de betaling ontvangt voor het einde van de termijn. Kleinere bedrijven die de financiële administratie hebben uitbesteedt doen de betalingen veelal handmatig! Dit is natuurlijk een tijdrovend en foutgevoelig. En het belangrijkste; dit is onnodig!

De uitdagingen van een papieren factuur betalingsproces

Een traditioneel, op papier gebaseerd betalingsproces voor facturen bestaat doorgaans uit vijf stappen: insturen, verwerking in de financiële administratie, goedkeuring van de facturen, betalingen verrichten en tot slot afletteren van facturen in de financiële administratie. Het is gemakkelijk in te zien waarom dit vervelend en een tijdrovende klus kan zijn. Voor iedere ondernemer kan dit anders. Of de ondernemer nu wel of niet zelf met boekhoudsoftware werkt, betalingen hoeven nooit meer handmatig te gebeuren. Gelukkig kan een gestandaardiseerde workflow voor het betalen van facturen, ondersteund door de juiste technologie, het gemakkelijker maken om facturen te betalen. Dit kan verschillende voordelen voor zowel je accountants- of administratiekantoor als je klanten te bieden.

Hoe u de betaling van facturen kunt stroomlijnen?

Zoals met veel boekhoudtaken het geval is, kunnen digitalisering en automatisering ervoor zorgen dat facturen snel en gemakkelijk worden betaald. Voordat je echter automatisering introduceert, is het ook belangrijk om jouw workflow te standaardiseren.

Standaardiseer je factuurverwerking

Een gestandaardiseerde factuurverwerking voor het betalen van facturen helpt je precies te begrijpen hoeveel tijd en moeite elke klant nodig heeft, wie verantwoordelijk is voor specifieke taken en wanneer/hoe je de klant erbij moet betrekken. Beter nog, het vermindert de tijd die je kwijt bent om facturen op te vragen bij jouw klant en je kunt je meer concentreren op taken die meer waarde bieden.

Een van de beste manieren om met standaardisatie te beginnen, is door jouw factuurverwerking te automatiseren. Om je op weg te helpen, probeer de onderstaande stappen uit:

 

   Factuur insturen : verzamel de facturen van jouw klanten, via mail of App, direct in de documenten Inbox van de financiële administratie.

   Verwerking : Verwerk elke factuur volledig automatisch met scansoftware.

   Openstaande posten : Laat je klant zelf zijn facturen betalen vanuit de openstaande posten in de App.

   Goedkeuring: Laat jouw klant de aangemaakte betaalopdracht goedkeuren bij de bank.

   Afletteren : De betaalde factuur komt enkele uren later automatisch via de PSD2 bankenkoppeling in de financiële administratie van jouw klant en lettert hier de openstaande post van de crediteur direct af.

 

Maak gebruik van technologie

Het is belangrijk om cloud software te gebruiken waarmee je eenvoudig de facturen kunt verwerken en jouw klanten eenvoudig de betalingen kan verrichten. Nooit meer handmatig is het uitgangspunt. Wat digitaal is, moet digitaal blijven. Facturen die worden ontvangen via de mail, worden direct doorgestuurd. Portals van o.a. telecomproviders en energieleveranciers worden gekoppeld met de financiële administratie van jouw klant. De bank van jouw klant is gekoppeld, zodat de banktransacties automatisch worden ingelezen en betalingen direct verricht kunnen worden vanuit de financiële administratie of de App.

Input, verwerking, output alles gaat digitaal en automatisch. Zorg dat je de piloot bent en dat je voornamelijk op de automatisch piloot vliegt, zodat je je kunt richten op de (fiscale) advisering richting jouw klanten.

 

Introduceer factuur betalen als een dienst!

Het betalen van rekeningen kan veel waarde toevoegen voor zowel je klanten als jouw bedrijf. Een gestandaardiseerde, op technologie gebaseerde verwerking, kan het aanzienlijk gemakkelijker maken om het betalingsproces voor facturen te voltooien. Wellicht is het tijd om te overwegen om het betalen van facturen als service toe te voegen aan jouw dienstverlening?

Door deze service te introduceren, voeg je niet alleen een ander waardevol aanbod toe als strategische zakenpartner, maar bouw je ook nog sterkere klantrelaties op en kom je weer een stap dichter bij een echte full-service adviseur!

We zien de term Robotic Accounting steeds vaker langskomen. Maar wat is dat eigenlijk; wat betekent het in de praktijk. Nemen de robots het werk van de mensen volledig over?

Robotic Accounting is in feite een algoritme (zelflerend) dat werkzaamheden die door mensen gedaan worden kan overnemen. Dit gebeurt op basis van regels die mensen bedacht hebben. Dus de automatisering geschiedt binnen afgebakende kaders. Algoritmes kunnen autonoom leren van data en input, waardoor het algoritme steeds wordt verbeterd.

 

Mensenwerk Automatiseren

Het doel van Robotic Accounting is het overnemen van mensenwerk dat geautomatiseerd kan worden afgehandeld. Mocht de robot iets niet goed verwerkt hebben, dan wordt dat door de mens gecorrigeerd, zodanig dat de robot het de volgende keer beter verwerkt.

 

De voordelen van Robotic Accounting zijn evident. Met minder mensen kan meer werk worden verricht, wat scheelt tijd en uiteindelijk onder aan de streep in de kosten. Er komt meer tijd vrij voor andere werkzaamheden van een accountant of boekhouder (bijvoorbeeld controles). Daarnaast geeft het je meer inzicht.

Realtime inzicht

Doordat administraties dagelijks geautomatiseerd worden bijgewerkt is er een realtime inzicht in de cijfers en hoe de ondernemer er voor staat. Hierdoor kan tijdig worden bijgestuurd, in plaats van dat er slechts periodiek (eens per kwartaal of eens per jaar) de administratie handmatig wordt bijgewerkt. Vanuit het perspectief van de ondernemer geeft een bijgewerkte boekhouding meer inzichten in het hier en nu – en kan daar naar handelen. Dit in vergelijking met een boekhouding die niet realtime is: deze weerspiegeld de financiële positie uit het verleden. Het verschil tussen een bijgewerkte boekhouding is dus eigenlijk de vraag beantwoorden met “Hoe sta ik er voor?” óf “Hoe heb ik het gedaan?”

 

Robotic Accounting in de praktijk

Een administratie bestaat uit diverse onderdelen:

   De basis: Inkoop, verkoop en bank

  Het verwerken van transitorische posten

   Het verwerken van vaste activa

   Het verwerken van loonjournaalposten

   Andere koppelingen met branche-specifieke software

 

De boekhoudstraat geautomatiseerd

Inkoopfacturen worden via Scan & Herken verwerkt. Een klant ontvangt een factuur van zijn leverancier in zijn mail en stuurt vervolgens de mail door naar de administratie. De factuur komt vervolgens automatisch in de boekhouding en wordt vervolgens verwerkt. Verkoopfacturen worden met het boekhoudprogramma gemaakt en staan daardoor direct in het verkoopboek. Indien een ondernemer met andere software zijn facturen maakt en die mailt naar zijn klant, dan komt de verkoopfactuur ook via Scan & Herken in de administratie terecht.

 

Bankmutaties komen automatisch in de boekhouding terecht, door gebruik te maken van een bankenkoppeling. Op basis van de nieuwste technologie (PSD2) geschiedt dit zelfs meerdere keren per dag.

 

De algoritmes zorgen ervoor dat in- en verkoopfacturen automatisch worden herkend en dat bankmutaties automatisch worden afgeletterd op de openstaande facturen.

Slimme herkenningen

Daarnaast kunnen bij het verwerken van bankmutaties andere slimme herkenningen worden toegepast. Bijvoorbeeld de herkenning van het betalingskenmerk van de Belastingdienst. Veel IB-ondernemers betalen via de zakelijke rekening de maandelijkse bedragen van de IB/PVV en de Zorgverzekering, maar ook Motorrijtuigenbelasting en andere belastingen. Door het toevoegen van het RSIN/BSN kunnen deze betalingen worden gekoppeld aan de betreffende grootboekrekeningen. Dit zorgt voor een enorme tijdwinst bij het verwerken van de bankmutaties.

De accountant ziet vanuit zijn Dashboard de werkvoorraad van de Basis elementen van de administraties. Door vanuit het Dashboard te navigeren naar de onderliggende administratie kan de werkvoorraad dagelijks worden bijgewerkt.

 

Loonjournaalposten, transitoria en afschrijvingen worden volledig automatisch verwerkt, waardoor voortdurend actueel inzicht in de administraties mogelijk is.

 

In de nabije toekomst worden de basis elementen volledig realtime verwerkt, waardoor er uitzonderingsgericht in een administratie wordt gewerkt. Vanuit een financieel dashboard wordt zichtbaar welke transacties nog aandacht behoeven.

 

De rol van de boekhouder of administrateur verandert in de rol van controleur en adviseur.

 

De robot zal de rol van de mens niet overnemen. De robot is een hulpmiddel die op basis van machine learning en slimme algoritmes het handmatige werk automatiseert. De mens zal de robot controleren en bijsturen. De robot is een verlengstuk, maar zal de mens niet vervangen.

Wil je meer weten over de mogelijkheden van automatisering die de boekhoudsoftware van Minox Online biedt?  Neem direct contact op via085-0643060 of plan een afspraak met ons in.

Wolfgang is inmiddels meer dan 20 jaar actief als Customer Succes Manager bij Minox. Door zijn financieel administratieve achtergrond en diepgaande kennis van de wereld van de accountancy is hij in staat om vakkundig en gedreven advies te geven. Hij is daarnaast een gepassioneerd gitarist. Volg Wolfgang op Linkedin