Eén gestroomlijnd administratief- en rapportageproces

Eén gestroomlijnd administratief- en rapportageproces
30 - 4 - 2019

Steeds meer accountants werken dagelijks administraties van hun klanten realtime bij. Zeker nu elektronisch facturen inlezen, Scan & Herken en ook bankenkoppelingen gemeengoed worden. Als de administratie frequenter op orde is biedt dat veel mogelijkheden voor rapportages. Accountants kunnen hun klanten hierdoor tijdig bijsturen als ze afwijkingen signaleren. Ondernemers hebben veel baat bij betrouwbare budgetten en realistische cijfers.  Daarnaast hebben ook veel liquiditeits-intensieve ondernemingen behoefte aan het periodiek maken van liquiditeitsbegrotingen, zodat ze niet voor verrassingen komen te staan. Hoe strakker je het rapportageproces kunt aansluiten bij de administratieve dienstverlening, hoe lager de kostprijs en hoe hoger de toegevoegde waarde van het accountantskantoor. In deze blog lees je hoe je deze optimale situatie kunt bereiken met Minox en de Visionplanner koppeling.

Knelpunten in het proces van de periodieke rapportage

“Tijdens het opstellen en analyseren van de cijfers worden vaak afwijkingen geconstateerd die je wilt kunnen verklaren. De grootste knelpunten zitten dan ook hier in het proces.”

Bij veel accountantskantoren wordt de administratie ingeboekt door een administratieve afdeling of door de klant zelf. Het opstellen van de periodieke rapportage gebeurt vaak door iemand die de administratie niet zelf voert. Tijdens het opstellen en analyseren van de cijfers kunnen afwijkingen worden geconstateerd die je wilt verklaren. De grootste knelpunten zitten dan ook hier in het proces. Regelmatig beschikt degene die de rapportage maakt alleen over een saldilijst, waardoor je eigenlijk direct vastloopt. In veel gevallen zal er een uitdraai van het complete grootboek aanwezig zijn, dit is niet voldoende. Met alleen een uitdraai moet er lang gezocht worden om de aansluiting tussen rapportage, gemaakte mapping en grootboekrekening te vinden. Gelukkig is een online administratie steeds meer de norm en heeft de rapportage afdeling daar toegang toe. Ook dat blijkt geen optimaal proces omdat je steeds in meerdere programma’s aan het werk bent om de aansluiting te vinden. Hoe optimaal zou het zijn als iedereen die bij het proces van het inboeken en rapportage maken betrokken is, direct vanuit de rapportage toegang heeft tot alle belangrijke details van de administratie?

Koppeling Minox – Visionplanner

“Visionplanner heeft samen met Minox de ‘Rolls Royce’ onder de rapportage koppelingen ontwikkeld”

Veel koppelingen tussen rapportagesoftware en administratie gaan niet verder dan het koppelen van grootboeksaldi. Dit is een grote beperking. De transactiedetails en inzicht in de documenten zijn noodzakelijk voor een efficiënt rapportageproces. Daarom heeft Visionplanner samen met Minox de ‘Rolls Royce’ onder de rapportagekoppelingen ontwikkeld met alle belangrijke elementen:

  • Grootboeksaldi op periodebasis
  • Doorzoom naar grootboekmutaties incl. inzicht in kostenplaatsen & kostensoorten
  • Doorzoom naar alle onderliggende documenten van de financiële mutaties.
  • Openstaande posten (debiteuren en crediteuren)
  • Doorklikken vanuit de openstaande posten naar het onderliggende document
  • Uniforme mapping door middel van RGS integratie vanuit de bronadministratie

Conclusie

Met deze koppeling hoef je als accountantskantoor slechts één keer de administratie te mappen met RGS (Referentie Grootboekschema), direct aan de bron. Bij het maken van de rapportage heb je direct inzicht in de onderliggende documenten en details zodat je direct afwijkingen kunt verklaren. Tevens is bij liquiditeitsprognoses een goede analyse van de openstaande postenlijst van belang: daar helpt de direct toegang tot de onderliggende facturen enorm bij. Digitalisering van de administraties zal hiermee alleen maar verder groeien.

Ook interessant